уведомление о конфиденциальности в электронной почте образец

Содержание

Уведомления о конфиденциальности в электронной почте: не очень хорошая идея

Я считаю, что все эти уведомления о конфиденциальности (confidentiality notices), которые автоматически вставляются в конце переписки по электронной почте, раздражают. Еще более раздражают вереницы посланных туда и обратно писем, когда стороны жмут «Reply» несколько раз, и скромное письмо превращается в 10-страничное полотно, с повторяющимися шаблонными «уведомлениями о конфиденциальности».

Как адвокат, я знаю, что эти уведомления имеют ценность, когда используется должным образом. Но я обнаружила, что большинство людей и большинство адвокатов, не знают, почему они должны быть использованы и как они эффективно их использовать.

Защищают ли эти неприятные профилактические меры на самом деле чью-то конфиденциальность, или же это просто глупо? Некоторые комментаторы считают это глупостью. (см. goldmark.com, Jeffrey Goldberg, 8/14/03 статья “counting the ways”, в которой отмечает, что уведомление о конфиденциальности в письмах это «глупо»). Каковы причины, из-за которых добавление уведомления о конфиденциальности в письма, по крайней мере могут быть пустой тратой усилий и места, а может и серьезной ошибкой в худшем случае?

(1) это дает неоднозначную директиву;
(2) выдает противоречивое намерение;
(3) не имеет никакой юридической силы; и
(4) это может сделать бессмысленным то юридическое действие, которое оно могло бы иметь.

Неоднозначная директива уведомления о конфиденциальности говорит, что «несанкционированному» получателю запрещается рассмотрение или распространение письма. В то же время направляя получателя предпринять меры, связаться с автором письма, и вообще уничтожить письмо. Но откуда я знаю, что не являюсь санкционированным получателем, прежде не прочитав сообщение? Поскольку сообщение было на самом деле послано мне (потому что я получила его), то не я ли де-факто санкционированный получатель? Как я узнаю, что я не должна была просматривать сообщение, до того, как прочитав все же его, увижу в конце уведомление о конфиденциальности? И вообще, кто вы такой, Отправитель, чтобы говорить мне что разрешено и что запрещено? Какой властью вы говорите мне, что делать с письмом, отправленным на мой адрес?

Почти все мои юридические оппоненты отправляют мне письма по электронной почте с уведомлением о конфиденциальности в конце сообщения. Их проблема в том, что нет никакого способа сохранить их сообщения конфиденциальными. Я не обязана делать это.

Конфиденциально это или нет? Очень часто, уведомление о конфиденциальности в конце письма напрямую противоречит намерению отправителя. Это тот случай, когда например, информация, содержащаяся в письме, является пресс-релизом, или корпоративной памяткой, дающей инструкции о дальнейшем распространении содержимого на других сотрудников. И что означает «может содержать конфиденциальные или привилегированные материалы»? Как я должна узнать, что часть сообщения является или не является конфиденциальной или привилегированной?

Несколько лет назад, я взялась за иск, где выяснилось, что мой новый правовой противник — мой старый друг. Мой друг/новый противник прислал мне письмо, заявив, что рад видеть меня как своего противника, что мы могли бы быстро продвинуться на некоторых затяжных проблемах. И в том же письме, по-дружески спросил обо мне и моей семье. В конце было уведомление о конфиденциальности. Здравый смысл подсказал мне, что ничего в этом конкретном письме не может считаться конфиденциальным. Также не существует ничего привилегированного, вне зависимости от того, что содержит письмо.

Итак, есть некоторые простые примеры того, почему уведомления о конфиденциальности в конце писем полностью бесполезны.

Теперь о том, почему они к тому же являются плохой идеей.

Во-первых, они может убаюкать отправителя. Резкость тона сообщения, и подразумеваемые правовые последствия «запрета» создают ложное чувство безопасности.

Во-вторых, если регулярно использовать уведомления, они могут сделать все ваши почтовые сообщения неконфиденциальными. Если вы помечаете все ваши письма конфиденциальными, когда на самом деле ясно, что вы не имеете «ожидания конфиденциальности» для каждого сообщения, то таким образом вы не делаете усилий, чтобы защитить действительно важную информацию, которая нуждается в защите. Вы должны защищать определенную (нужную) информацию как конфиденциальную.

Только тогда, когда такие уведомления использовать осторожно и нечасто, у них есть шанс на самом деле защищать конфиденциальную информацию в письме. Базовые правовые нормы утверждают принцип «разумного ожидания конфиденциальности». Но подобный принцип не существует в силу лишь слов в уведомлении. Такое ожидание должно сопровождаться другой причиной вообще иметь такое ожидание.

Для упрощения, если вы хотите сохранить конфиденциальность информации, автор предлагает вам следующее.

Здравый смысл подсказывает нам, что мы не можем заставить кого-либо хранить ваши секреты только просто требуя чтобы они это сделали.
Должны быть некоторые внешние соглашения или требования о том, что ваши секреты будут храниться конкретным получателем. Таким образом, уведомление о конфиденциальности, это как напоминание или своего рода резервирование, указывающее, что вы действуете исходя из ранее установленных соглашений между вами (отправителем) и другой стороной (получателем). Это подтверждает ваше намерение действительно сохранить ваши секреты.

Источник

Политика конфиденциальности на сайте: кому нужна и как оформить

Большинство сайтов содержит раздел «Политика конфиденциальности». Это незаметная ссылка, которую обычно располагают в подвале страницы. Владельцы сайтов размещают её неслучайно: они защищают себя от штрафа и блокировки Роскомнадзором. Позаботьтесь о ней тоже, если на вашем сайте есть корзина или форма обратной связи.

Почему важно правильно работать с персональными данными

Персональные данные — любая информация о посетителе страницы, которая позволяет его опознать. Например, имя, возраст, телефон, электронная почта, домашний адрес, фотография. Закон 152-ФЗ запрещает собирать, хранить и обрабатывать эти данные без согласия человека. За нарушения владельцев сайтов штрафуют по ст. 13.11 КоАП.

Штрафы для ИП и ООО:

— Нет политики конфиденциальности: для ИП — от 5000 до 10 000 рублей, для ООО — от 15 000 до 30 000 рублей.

— Владелец сайта отказался сообщить пользователю, какие данные о нём собраны и с какой целью: для ИП — от 10 000 до 15 000 рублей, для ООО — от 20 000 до 40 000 рублей;

— Владелец сайта не удалил персональные данные по требованию пользователя: для ИП — от 10 000 до 20 000 рублей, для ООО — от 25 000 до 45 000 рублей

— Персональные данные оказались у третьих лиц: для ИП — от 10 000 до 20 000 рублей, для ООО — от 25 000 до 50 000 рублей.

— Обработка персональных данных противоречит целям сбора: для ИП — от 5 000 до 10 000, для ООО — от 30 000 до 50 000 рублей.

— Персональные данные обрабатывают без согласия посетителя сайта: для ИП — от 10 000 до 20 000 рублей, для ООО — от 15 000 до 75 000 рублей.

Кто находит нарушения и как

Сайты проверяет Роскомнадзор. Самая популярная причина проверки — жалоба клиента. Плановые проверки тоже бывают, но к малому бизнесу с ними приходят редко.

Владимир планирует семейное путешествие в Грецию. Он оставил свои контакты на сайте компании «Горящие туры». Ему перезвонили и предложили слишком дорогую путёвку, поэтому он отказался. На следующий день Владимир получил СМС: «Турция, Стамбул, 22-28 марта, 30 000 руб./чел, отель 5 звёзд, подробности на сайте». Подобные СМС доставали его до самого отпуска. Когда он вернулся из поездки, рассылка продолжилась. Он позвонил в ООО «Горящие туры» и попросил больше не писать ему. На следующий день получил очередное СМС — и не выдержал, написал жалобу в Роскомнадзор.

Роскомнадзор заблокировал сайт на время проверки. Политики конфиденциальности на сайте не обнаружилось. Владелец «Горящих туров» получил два штрафа: за отсутствие политики конфиденциальности и отказ удалить данные пользователя. Он заплатил 75 000 рублей.

Какие термины используют в законе

Знание терминов пригодится, если будете читать нормативно-правовые акты или другие статьи по теме.

Операторы персональных данных — владельцы сайтов.

Операторы собирают, обрабатывают и хранят персональные данные. Все три действия важно прописать в политике конфиденциальности.

Что такое политика конфиденциальности

Владелец сайта берёт у каждого посетителя согласие на сбор, обработку и хранение персональных данных. Подписывать документ на бумаге — затруднительно, из-за этого сайт растеряет всех посетителей. Поэтому есть способ проще — выложить на сайт специальный документ.

В политике конфиденциальности прописывают, какую информацию и с какой целью собирают. Сообщают также, какое действие считается согласием на обработку персональных данных. Например, оформление заказа или заполнение формы — ч. 2 ст. 18.1 152-ФЗ.

Как принять политику конфиденциальности

1. Составьте документ

Подготовьте политику конфиденциальности в виде отдельного документа. Также можно включить правила обработки персональных данных в пользовательское соглашение или договор-оферту, если работаете по ним.

Проще всего подготовить политику конфиденциальности при помощи специальных сервисов — например, конструктора Тильды.

В документе отразите:

— Перечень персональных данных. Например, имя, адрес, телефон. Не забудьте перечислить файлы cookie — обезличенные данные о посетителях, которые собирают Яндекс.Метрика и Гугл.Аналитика.

— Цели сбора и обработки. Например, исполнение договора, создание рекламных акций, продвижение товаров, улучшение сайта.

— Срок хранения. Он должен соответствовать целям.

— Меры защиты персональных данных. Например, резервное копирование.

— Какое действие считать согласием пользователя. Например, проставление галочки, создание личного кабинета, заполнение формы.

2. Опубликуйте политику конфиденциальности на сайте

Пользователю должно быть понятно, на что он соглашается. Когда он заполняет форму или регистрируется, покажите ему ссылку на политику конфиденциальности. При заходе на сайт — предупредите, что обрабатываете файлы cookie. Обычно используют всплывающее окно с кнопкой «ок».

Опубликуйте документ в доступном месте. У посетителей должна быть возможность в любой момент ознакомиться с ним. Обычно политику конфиденциальности прячут в подвал, чтобы ссылка не отвлекала от содержания сайта.

3. Уведомите Роскомнадзор

Владельцы сайтов, которые собирают персональные данные, обязаны уведомлять Роскомнадзор. За отсутствие уведомления штрафуют по ст. 19.7 КоАП РФ: ИП — на сумму до 500 рублей, ООО — до 5000 рублей.

Роскомандзор необязательно уведомлять, только если:

Лучше всё равно подстраховаться: уведомление бесплатное.

4. Назначьте ответственного за хранение персональных данных

Обычно ответственность возлагают на сотрудника, который работает с данными — кадровика, оператора колл-центра, менеджера продаж. Если вы ИП и работаете один — на самого себя.

5. Храните данные на серверах в России

Хранить персональные данные за пределами России запрещено по ст. 18 152-ФЗ. Если арендуете хранилище, узнайте, в какой стране расположены серверы.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Почему важно защищать персональные данные

Брать согласие с посетителей сайта — недостаточно. Важно не передавать сведения третьим лицам и физически защитить их от утечки. Установите пароли к компьютерам и серверам, где храните информацию. Ограничьте к ним доступ своих сотрудников без необходимости. Бумажные документы храните в сейфе.

Если персональные данные стали известны кому-то ещё — это плохо. Пострадавший имеет право пойти в суд и потребовать компенсацию за моральный вред по ст. 24 152-ФЗ.

Пример из судебной практики:

Мама Евгения взяла кредит. Рассчитаться по нему она не успела: умерла. На сына обрушились звонки от коллекторов. Он пошёл в суд и заявил, что не принимал наследство, поэтому не отвечает по долгам. Что важно для нашей темы, Евгений добавил: банк передал коллекторам номер его телефона, а он не подписывал на это согласия. Суд встал на сторону Евгения. Банк выплатил ему компенсацию за моральный вред.

Статья актуальна на 02.02.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Источник

Персональные данные для digital-маркетинга: полный гайд и шаблоны документов

Вы собираете имейлы или телефоны клиентов — вы оператор персональных данных. Разбираемся, как не нарушить закон.

Евгений Царёв

Управляющий RTM Group, эксперт в области IT-права и кибербезопасности. 15 лет в сфере защиты информации, из них более 10 лет — на руководящих позициях в крупных компаниях отрасли, включая Leta IT-Company и Swivel Secure. В 2018 году основал и возглавил группу компаний RTM Group, специализирующуюся на IT-праве, судебных компьютерных экспертизах и аудите в области ИБ и ИТ.

Самозанятый автор. Создаёт статьи в блог и коммерческий контент. Пишет о маркетинге, финансах, бизнесе и YouTube.

Что такое персональные данные

Понятие персональных данных и правила их обработки содержатся в федеральном законе №152-ФЗ «О персональных данных». Согласно ему, персональные данные — это «любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных)».

Когда вы начинаете обрабатывать такие сведения, то становитесь оператором персональных данных. Под обработкой закон понимает любые действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, — вплоть до уничтожения. Полный список можно посмотреть в этой статье.

Почти все компании в России — операторы персональных данных, потому что обрабатывают хотя бы сведения о сотрудниках. Также операторами становятся все, кто обрабатывает сведения о клиентах. Вот несколько типовых ситуаций:

В тот момент, когда вы начинаете обработку персональных данных, запускается и механизм ответственности. Вы становитесь оператором со всеми последствиями.

О чём необходимо помнить операторам, когда они обрабатывают персональные данные граждан? Нужно определить цель и сроки обработки ПДн, содержание, объём, перечень и категории обрабатываемых данных, заручиться согласием субъекта. Ниже мы разберём подробнее, какие требования законодательства нужно выполнить.

Уведомление Роскомнадзора

Просто так начать обрабатывать персональные данные нельзя. До старта нужно уведомить Роскомнадзор. Только компании и учреждения, которые вели эту деятельность до выхода соответствующего закона, могут регистрироваться по факту. Другими словами, они могут уведомлять ведомство уже после того, как начали обработку.

Перед подачей заявления нужно подготовиться:

Уже после этого можно регистрироваться. Роскомнадзор разработал форму уведомления для всех, кто будет обрабатывать персональные данные. Есть три способа подать уведомление:

Регулятор вносит сведения в реестр операторов персональных данных в течение 30 дней с даты поступления уведомления. Когда вы начнёте обрабатывать данные и потребуются какие-либо изменения, нужно будет сообщить о них Роскомнадзору. Также нужно будет уведомить, если вы прекратите собирать и обрабатывать данные.

Можно ли обойтись без регистрации в Роскомнадзоре? Можно, но в редких случаях — они описаны в статье 22 №152-ФЗ. В основном это прямые договоры с клиентами, когда вы никому не передаёте информацию о клиентах, а также не предоставляете им дополнительных услуг. Ещё можно обойтись без уведомления, если вы:

Но всё это — только если правоотношения строятся «в чистом виде», что на практике практически невозможно. Например, работодатель наверняка имеет зарплатный проект и передаёт сведения в банк.

Если у вас есть хотя бы небольшие сомнения, лучше спросить регулятора о вашем конкретном случае, чем в одностороннем порядке решить, что предписания к вам не относятся.

Случай из практики. Автосалон не зарегистрировали в качестве оператора персональных данных. Руководители организации решили, что организация подпадает под исключения из части 2 статьи 22 152-ФЗ. Все случаи обработки персональных данных, решили они, — это исключения: автосалон выдаёт разовые пропуска, заключает договоры купли-продажи авто и обрабатывает сведения о работниках.

Организация сообщила об этом в Роскомнадзор информационным письмом. В ответ регулятор разъяснил, что пройти процедуру придётся. Аргументы Роскомнадзора были такими:

Поскольку салон оказывает сопутствующие и посреднические услуги, ему пришлось зарегистрироваться в качестве оператора.

Необходимые документы и их шаблоны

Правильно разработанная юридическая документация поможет свести к минимуму риск, что компанию обвинят в нарушении законодательства о персональных данных. Список необходимых документов включает:

В разделе мы расскажем об этих документах подробнее.

Политика конфиденциальности и правила работы с персональными данными. В документах многих компаний содержится одна и та же ошибка: правила работы с персональными данными они называют политикой конфиденциальности. Однако это разные документы.

Правила работы с персональными данными должны содержать то, что рекомендует Роскомнадзор и требует 152-ФЗ. Политика конфиденциальности шире: документ описывает работу со всей конфиденциальной информацией, в том числе с персональными данными. В политику добавляют то, что нужно защитить дополнительно. Например, это договоры, переписка с клиентами и партнёрами, внутренняя документация.

Два документа можно объединить в один, это не противоречит законодательству. Когда пользователи регистрируются на сайте, их нужно познакомить с политикой конфиденциальности и правилами работы с персональными данными до процедуры регистрации.

Согласие на обработку персональных данных. Форма, которую должен заполнять субъект персональных данных. В ней обязательно должны быть сведения об информационных ресурсах оператора. Это адрес, состоящий из наименования протокола (http или https), сервера (www), домена, имени каталога на сервере и имени файла веб-страницы. Нужно указать адреса всех сайтов, которые будут обрабатывать сведения о пользователях.

Согласие должно быть написано чёткими и ясными фразами, чтобы пользователь понял, кому и в каких случаях вы можете передавать его данные. Ошибкой будет написать что-то вроде « Пользователь ознакомлен и согласен с тем, что передача его персональных данных может осуществляться маркетплейсом в объёме, необходимом для получения Пользователем доступа к Платформе, любым третьим лицам, в том числе осуществляющим техническое обслуживание сайта и поддержку Пользователя».

Важно! Если на сайте можно зарегистрироваться, нужно знакомить пользователей с политикой конфиденциальности и получать согласие на обработку персональных данных перед тем, как он отправит анкетные сведения.

Согласие на обработку персональных данных

Когда клиент подписался на новостную рассылку на сайте, оформил заказ на маркетплейсе или оставил заявку на тест-драйв авто, он сообщил как минимум своё имя, номер телефона или email. Это основание запросить и получить согласие на обработку персональных данных.

Пользователь должен принять решение о предоставлении данных свободно и по своей воле. В подтверждение он должен подписать официальное согласие на обработку такой информации.

Законодательство не предполагает конклюдентного подтверждения: то есть пользователь не может дать согласие, выполнив определённые действия. Нельзя прописать в политике, что клиент выражает согласие на обработку его данных, заполняя форму для заказа в интернет-магазине.

Получить согласие на обработку можно в любой форме, позволяющей подтвердить факт его получения. Например, чекбоксом — пунктом, в котором пользователь должен поставить галочку. Предустанавливать её нельзя: субъект персональных данных должен сам выразить согласие. Разместить чекбокс нужно во всех формах, в которых собирают персональные данные.

Также можно поместить уведомление о согласии на обработку рядом с кнопкой. Нажав на неё, пользователь согласится с тем, что вы будете обрабатывать его данные. Часто веб-сервисы собирают разрешения в личных кабинетах, где пользователи также проставляют метки в специальных формах.

Важно! Если собираете биометрические данные (фото пользователей или аудио с их голосом), нужно получать только письменное согласие на обработку персональных данных. Чекбокс не подойдёт.

В любой момент пользователь может отозвать согласие на обработку персональных данных. Тогда вы должны будете прекратить обрабатывать их, то есть удалить.

Бывают ли случаи, когда не нужно брать согласие на обработку персональных данных? Бывают, но их мало. Закон разрешает не брать согласие, если « обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора».

Не забывайте получать согласие на обработку персональных данных, даже если это кажется избыточным. Самые частые нарушения, за которые штрафуют операторов: компании обрабатывали данные без согласия владельцев или объём запрошенных данных не соответствовал целям обработки. Эти нарушения приводят не только к штрафам, но и к утечкам.

Ответственность за нарушения при обработке персональных данных

Правомерную обработку персональных данных контролирует Роскомнадзор, иногда это делают также Роструд и ФАС. Ответственность за нарушения в этой сфере год за годом ужесточается. Подробнее о видах ответственности читайте здесь.

По статье 13.11 КоАП РФ Роскомнадзор может возбудить дело об административном правонарушении и наложить штраф:

Риск привлечения к ответственности и размер штрафа не зависят от масштабов компании. Главное — характер и злостность нарушения.

Кейс. Роскомнадзор выявил нарушения на интернет-ресурсе, принадлежащем французскому регистратору доменов Gandi SAS. Когда клиент проставлял галочку о согласии на обработку персональных данных, он не получал информации об операторе.

Кроме того, компания обрабатывала личные сведения граждан России на территории США с нарушением требований 152-ФЗ. Согласно пункту 5 статьи 18 152-ФЗ, при сборе персональных данных, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оператор обязан обеспечить обработку персональных данных с использованием баз данных, находящихся на территории России. У компании также не было политики обработки персональных данных. В результате рассмотрения дела ресурс включили в Реестр нарушителей прав субъектов персональных данных.

Только за 2020 год число заблокированных Роскомнадзором ресурсов превысило 190 тысяч. У регулятора есть широкий список оснований, в соответствии с которыми он может включить ресурс в список нарушителей. Подробный список представлен здесь.

Кроме того, в июле 2021 года вступил в силу 355-ФЗ, который внёс поправки в статью 7 115-ФЗ — закона о борьбе с легализацией доходов и финансированием терроризма.

Согласно новой редакции закона, банки обязаны принимать на обслуживание только те компании, сайт которых работает легитимно. А значит, он не заблокирован, не нарушает правила обработки персональных данных и другие предписания Роскомнадзора. Если есть какие-то нарушения, банк обязан отказать в обслуживании: компания не сможет совершать любые операции по расчётному счёту.

Закон касается не только новых компаний, но и тех, кто давно работает с расчётным счётом. Сфера бизнеса и организационно-правовая форма не имеют значения — никаких исключений нет. Банкам предписано выборочно проверять сайты на соответствие закону и бить тревогу, если выявлены нарушения.

обложка: Polina Vari для Skillbox Media

Источник

Операционные системы и программное обеспечение