учет рабочего времени 1с конфигурация

Табель учета рабочего времени в 1С:ЗУП

Табель учета рабочего времени – документ, который применяется для начисления заработной платы сотрудников. При этом вознаграждение рассчитывается с учетом отработанного времени в 1С:ЗУП.

Возможности программы 1С позволяют пользователю сформировать табель, а также вывести его в специальное окно для последующей печати. В статье рассмотрим, как происходит формирование табеля в 1С:ЗУП, а также рассмотрим доступные варианты учета отработок и определим, для чего необходим каждый из них. Кроме того, в материале представлена подробная инструкция формирования табеля учета рабочего времени.

Антикризисное предложение с 1С:ЗУП

Учет рабочего времени в 1С:ЗУП

В различных компаниях предусмотрены свои способы учета отработок. Они напрямую влияют на порядок внесения данных о рабочем времени в программу 1С:ЗУП, а также на дальнейшую выдачу заработной платы сотрудникам.

Учет отработки может осуществляться двумя основными способами:

Обратите внимание: программа 1С:ЗУП рекомендует использовать метод внесения отклонений.

Приказ о приеме на работу для каждого конкретного сотрудника содержит данные о графике его работы. Базой предоставления такой информации является производственный календарь. Последний, в свою очередь, учитывает предпраздничные дни, праздничные дни, а также выходные.

Для того чтобы выполнить проверку производственного календаря в программе 1С:ЗУП, необходимо обратиться к разделу «Настройки», а затем выбрать вкладку «Производственные календари». Кроме того, это можно сделать, обратившись к опции «Графики работы сотрудников».

Если в программе 1С подключена интернет–поддержка, обновление производственного календаря происходит в автоматическом режиме.

Производственный календарь – основа, позволяющая определить норму отработок. Для того чтобы вывести на экран таблицу временных норм, а также перечень рабочих и выходных, календарных дней для конкретного квартала или месяца, необходимо обратиться к кнопке «Печать».

В программе 1С: ЗУП график «Пятидневка» уже создан по умолчанию. Для того чтобы ознакомиться с перечнем всех доступных графиков, пользователю необходимо обратиться к опции «Графики».

В нашем случае открытый график «Пятидневка» содержит информацию о информацию о выходных и рабочих днях (на основе загруженного календаря).

Табель учета рабочего времени заполняется на основе данных, рассмотренных выше. при необходимости пользователь 1С может создать дополнительные графики самостоятельно. Например, исходя из установленных требований учета, выделить для своей организации смены, ночные часы. Кроме того, предусмотрена возможность задания дополнительных настроек.

Программные возможности 1С позволяют реализовать даже самые сложные схемы учета отработанного сотрудниками времени – настройка достаточно проста.

Обратившись к опции «Изменить свойства графика», оператор 1С:ЗУИ может провести настройку часов работы, а также при необходимости задать свои параметры. На рисунке представлен сменный вариант графика.

Заполнение табеля учета рабочего времени осуществляется на основе настроек, заданных пользователем ранее. Кроме того, рабочее время конкретного сотрудника будет учтено при начислении заработной платы.

Обратите внимание, что при приеме на работу каждому новому сотруднику задается график. При этом можно изменить данные, указанные ранее. Для этого пользователю необходимо обратиться к документу «Кадровое перемещение».

Кроме того, возможности программы 1С позволяют пользователю изменить график и для выбранной группы (списка) сотрудников. Для этого необходимо создать новый кадровый приказ, обратившись к разделу «Кадры» и выбрав вкладку «Приемы на работу, переводы, увольнения».

Обратите внимание, что программа ЗУП дает возможность ввести и индивидуальный график, например, в случае, если определенному сотруднику на конкретный период времени требуется изменить условия работы. Сюда относят установку сокращенных дней, а также корректировку выходных и рабочих дней.

При этом расчет временной нормы будет осуществляться не на основе основного графика (который в свою очередь обозначен в соответствующем приказе. Норма будет определена на основе обновленных данных.

Для ввода «Индивидуального графика» пользователю ЗУП необходимо обратиться к разделу «Зарплата», затем выбрать вкладку «Учет времени». Далее из раскрывающегося списка необходимо вбрать сотрудников, которых коснется изменение. Таким образом, в табличной части документа задается новый график для группы работников.

Если сотрудник не вышел на работу по каким–либо причинам, это необходимо отразить в программе. Невыход работника отображается путем внесения документов отклонений. Последние отображаются в табеле в автоматическом порядке.

Несмотря на это, при таком способе учета табель не вносится как отдельный документ. Пользователю необходимо представить его в виде отчета.

Обратите внимание, что подобная опция доступна не только в программе «Зарплата и управление персоналом», но и в программе 1С:Бухгалтерия.

Где найти табель учета рабочего времени в 1С:ЗУП?

В программе «Зарплата и управление персоналом» пользователю доступно два варианта создания табеля – в виде документа или в виде отчета.

Табель рабочего времени в виде документа доступен оператору в разделе «Зарплата». На новой странице необходимо выбрать вкладку «Отчеты по зарплате». Далее нудный табель будет автоматически заполнен на основании введенных документов начисления.

При этом в 1С формирование табеля как отчета осуществляется как по выбранной группе сотрудников, так и по всем работникам, учтенных в компании. Для того подбора сотрудников в табель пользователю необходимо обратиться к кнопке «Подбор».

Сформированный отчет содержит информацию о выходных (на основании графика), так фиксацию отработок. Если пользователь выбрал метод сплошной регистрации отработок (в свою очередь, не рекомендуется в 1С), вводится новый «Табель отработанного времени сотрудником». Для того чтобы найти документ, необходимо обратиться к разделу «Зарплата», затем выбрать кнопку «Табели» и щелкнуть кнопку создания нового табеля.

Заполнение табеля учета рабочего времени в 1С:ЗУП – пошаговая инструкция

Обратившись к форме создания нового табеля рабочего времени, пользователь устанавливает месяц, за который необходимо провести начисление, а также выбирает дату формирования документа в 1С. Далее необходимо нажать кнопку «Заполнить».

Таблица создаваемого табеля будет автоматически заполнена. При этом будут учтены документы отклонений, которые основаны на реальных отработках персонала. Обратите внимание, что необходимо следить за своевременным внесением корректировок в документ (если они при этом также вносятся в отклонения). Обязательное условие для корректности расчетов – совпадение периодов документа «Табель» с периодами документов отклонений.

Ниже приведем их обозначения:

Для того чтобы сохранить документ, необходимо обратиться к кнопке «Провести». Для того чтобы вывести табель на печать, щелкните по клавише F13. Итог – нужный табель сформирован.

Некоторые пользователь 1С сталкиваются со следующей проблемой: при нажатии на кнопку «Заполнить» в форме, заполнение табличной формы не происходит автоматически. Это происходит потому, что графики работников за выбранный период не заполнены. Такая ошибка часто характерна для начала нового календарного года.

Для того чтобы заполнить графики сотрудников, необходимо перейти в «Графики» и обратиться к опции «Заполнить».

Для того чтобы внести изменения в уже созданный табель сотрудника, необходимо создать новый документ – корректирующий табель. Для отображения формы необходимо в нижней части табеля кликнуть на гиперссылку «Исправить».

Далее будет создан новый документ. При необходимости исходную версию можно просмотреть, кликнув на гиперссылку «Открыть исправленный документ».

Важно: исправления будут вносится после того, как период расчета будет закрыт. Если пользователю необходимо внести изменения в табеле за текущий месяц, форму табеля необходимо править. Это объясняется тем, что для одного сотрудника в течение одного месяца нельзя внести сразу два табеля – в таком случае программа 1С выдаст ошибку с соответствующим предупреждением.

Если форма документа (табеля) будет изменяться в последующие месяцы, пользователю следует устанавливать месяц начисления, а также текущую дату.

Источник

Учет и планирование рабочего времени

Анализируйте затраты рабочего времени сотрудников на работу с документом или выполнение поручения. Учитывайте затраты времени по проектам в разрезе видов работ или конкретного проекта. Планируйте загрузку рабочими задачами при помощи встроенного календаря в различных режимах («День», «Неделя», «Месяц» и других).

Личные и общие календари

Окно «Мой календарь». Это ваш персональный инструмент планирования времени. Записи в календарь можно заносить вручную или за пару кликов создавать из любых других данных «1С:Документооборота 8»: письма, файлы, документы, задачи, мероприятия, проекты, проектные задачи, корреспонденты и прочее. Записи календаря могут быть периодическими: например, повторяться каждый понедельник с 9:00 до 10:00. Это может быть полезно, например, для утренних собраний или как напоминание о составлении еженедельного отчета в пятницу. Обо всех записях программа автоматически напомнит заранее, в указанное время. В календаре можно также отметить время, в которое вы доступны для того, чтобы другие сотрудники планировали встречи с вами.

Учет отсутствий сотрудников

При необходимости все отсутствия можно быстро посмотреть по календарю с отбором по дате, по подразделению или за период.

Ежедневные отчеты

Заполнять список выполненных работ можно двумя способами: указывать итоговую длительность каждой работы или указывать точное время начала и окончания работ. Записи в ежедневный отчет вносятся как вручную, так и автоматически при включении хронометража (например, по документу или по задаче).

Автоматический учет трудозатрат

Сотрудник может указать фактические затраты времени по любому объекту, над которым он работал. Например, письмо, документ, файл, мероприятие, проект, проектная задача. Указанные трудозатраты автоматически попадают в ежедневный отчет за соответствующий день и автоматически привязываются к нужному проекту и к нужному виду деятельности. При выполнении задачи программа может сама запрашивать трудозатраты на нее.

Анализ трудозатрат

Руководители могут просматривать все ежедневные отчеты своих сотрудников. Они могут анализировать трудозатраты своих сотрудников по видам работ, по проектам, по подразделениям. Красным цветом отображаются отчеты, в которых суммарное время работы не совпадает со временем начала и окончания рабочего дня. Трудозатраты, отнесенные на проект, позволяют также отслеживать расхождение плановых и фактических трудозатрат по проекту.

Анализ трудозатрат по видам деятельности. Этот отчет помогает руководителю оценить самые затратные виды работ (например, совещания, подготовка документов) и наметить меры по их сокращению.

Источник

Учет и контроль рабочего времени сотрудников в 1С

Назначение системы учета рабочего времени

Руководителю система дает ответы на следующие вопросы:
· Чем заняты сотрудники в текущий момент времени?
· Какие задачи назначены сотруднику, какова очередность и сроки их выполнения?
· На каком этапе находится процесс выполнения произвольной задачи?
· По каким причинам просрочено выполнение задачи?
· На что распределены основные трудозатраты Вашего подразделения?
· Какие задачи занимают основное время офисных работников? Есть ли возможность сократить затраты путем автоматизации этих процессов?
· Насколько рационально используются ресурсы?
· Каково распределение финансовых затрат на обслуживаемые подразделения?
· Какова фактическая себестоимость проекта или отдельно взятой задачи?
· Какие показатели использовать для оценки производительности и как их получить?
· Какова динамика производительности подразделения в целом и каждого работника в отдельности. Где слабое звено?
· Какова эмоциональная обстановка в коллективе?
· Кто из сотрудников «в печали» и почему?

Система поможет работникам, которые стремятся к профессиональному росту и развитию, качественно управлять своим временем и, соответственно, поддерживать стабильный рост своего финансового благосостояния.

Работнику система поможет решить следующие задачи:
· Быстро регистрировать все поступающие задачи.
· Определять очередность выполнения задач, управлять очередью задач.
· Определять длительность и сроки выполнения задачи.
· Обосновывать причины сдвига срока выполнения задачи.
· Корректно оценивать свои возможности. Каково соответствие Ваших расценок реальным срокам выполнения?
· Обосновать Ваше желание повысить финансовое вознаграждение в связи с ростом профессиональных навыков и качеств.
· В рамках правил донести до руководителя Ваше недовольство определенными рабочими моментами.
Требования к системе учета рабочего времени

Данные регистрации должны давать возможность получать следующие показатели для анализа производительности:
· Количество задач за период (общее, среднее) в разрезе сотрудников, типов и видов задач, способов получения, заказчиков и их подразделений;
· Время выполнения задач за период (общее, среднее) в разрезе сотрудников, типов и видов задач, способов получения, заказчиков и их подразделений.

О системе и внедрении

Система учета рабочего времени была разработана мной для управления ИТ-подразделением, хотя может эффективно использоваться в любом офисном подразделении. За время работы на разных предприятиях система была интегрирована в конфигурации УТ (82, обычные формы), УПП(82, обычные формы), 1С-Документоборот (83,УФ). Я использую систему учета рабочего времени более 8 лет и решил с ее помощью множество административных задач и проблем.

Некоторые решенные задачи:
· Учет времени, отработанного сверх нормы, включая работу «на дому». Расчет и обоснование премии за дополнительно отработанное время.
· Качественный контроль работы отдела вне зависимости от территориального удаления рабочих мест сотрудников.
· Обоснование повышения оплаты ведущим специалистам, что позволило избежать их ухода.
· Определение наименее эффективных сотрудников.
· Формирование отчета по распределению трудозатрат (в часах и рублях, согласно часовым ставкам) по подразделениям которым были оказаны сервисные услуги.
· Выделение основных потребителей услуг моего подразделение, анализ и сопоставление стоимости полученному результату.
· Отслеживание динамики производительности отдела в целом: изменение отношения количества проектных задач к текучке, изменение общего количества задач и относительной стоимости отдельной задачи, изменение среднедневных и среднемесячных временных показателей в различных разрезах.
· Отслеживание психо-эмоциональной атмосферы в коллективе.

Проблемы, возникающие при внедрении:
· Нежелание подчиненных делиться информацией о том, чем же они все-таки занимаются в рабочее время. Многие воспринимают необходимость регистрации как дополнительную, ничем не обоснованную нагрузку.
· Достаточно длительный срок формирования привычки регистрировать любое свое действие. Сотрудники очень часто забывают или ленятся фиксировать очередное действие, даже если для этого нужно всего лишь нажать определенные кнопки при начале и завершении. В представленную версию включен механизм всплывающих оповещений, частично решающий эту проблему.

В первые месяцы внедрения приходилось регулярно, через произвольные интервалы (15-60 мин) мониторить список текущих задач и напоминать работникам о необходимости регистрации их действий.

О представленной разработке:

В рамках публикации представлена демо-версия системы учета и контроля выполнения задач в ИТ-подразделении (1С:Предприятие 8.3 (8.3.9.1818), режим управляемого приложения). Предоставлены файл (.cf) конфигурации с открытым кодом и выгрузка демонстрационной базы (.dt) c закрытым кодом.

В конфигурацию включены:
· модуль рабочего места сотрудника для регистрации задач и управлением очередью задач. Модуль формирует базовые данные, требуемые для получения аналитических отчетов и показателей производительности
· модуль контроля текущих задач сотрудников.

Регистрация задач

Первая установка планового срока выполнения:

Изменение планового срока выполнения:

Изменение планового срока с описанием причины:

При работе осуществляется автоматический контроль заполнения обязательных реквизитов задачи:

Страница «Вложенные файлы» позволяет подключать к заданию файловые вложения и управлять ими:

Страница очереди задач позволяет управлять задачами из списка, менять их очередность, статус, автоматически пересчитывать даты завершения и просматривать очередь в виде диаграммы Ганта

Управление очередью задач:

Страница «Отчет за период» позволяет сформировать отчет по истори работы за выбранный период. Так же расчитывается количество смен и часов, потраченных на выполнение рабочих задач (периоды перерывов исключаются).

Отчет по задачам периода:

По кнопке закрытия предлагается закрыть текущую смену, оценив ее позитивно либо негативно. При негативной оценке требуется описать причину. Информация полезна для анализа психоэмоциональной атмосферы в подразделении. Для работника это эмоциональная разрядка и один из способов донести до руководителя факторы, мешающие продуктивной работе.

Форма закрытия текущей смены:

Для быстрой регистрации задач используются шаблоны, при этом реквизиты новой заявки заполняются данными из шаблона. В случае, когда задание регистрируется не по шаблону, основные поля автоматически заполняются при выборе заказчика. Используются значения реквизитов, наиболее часто используемые в зарегистрированных заявках выбранного заказчика.

Быстрая регистрация задания с помощью шаблона:

Пример шаблонов регламентов:

Созданное по шаблону задание:

Создание/изменение шаблона задания:

В ИБ данные задачи регистрируются документом «Задание». Форму документа можно открыть по соответствующей гиперссылке «Открыть карточку документа Задание №. «.

Форма документа «Задание»:

Регистрация перерыва производится кнопкой «Перерыв/Завершить перерыв»

Регистрация перерыва:

Предусмотрено автоматическое уведомление модальным окном поверх всех рабочих окон.

— Изменение сотрудником срока выполнения любой задачи;

— Изменение сотрудником очереди выполнения задач;

— Наступление контрольной точки выполнения текущей задачи сотрудника;

— Длительный перерыв в работе (за исключением обеденного);

— Длительный перерыв в работе (за исключением обеденного);

— Наступление контрольной точки выполнения текущей задачи;

— Завершение назначенного срока выполнения текущей задачи;

— Изменение руководителем очереди выполнения задач;

— Изменение руководителем исполнителя любой задачи;

— Назначение руководителем новой задачи;

Модальное оповещение поверх всех открытых окон:

Контроль выполнения задач.

Контроль выполнения задач выполняется с помощью обработки «Задачи сотрудников». Обработка отображает текущие задачи, над которыми сотрудники работают в текущий момент. Отображаются основные характеристики выбранной задачи, история расценки и изменения срока выполнения.

Обработка «Задачи сотрудников»:

Панель управления очередью задач сотрудника позволяет просматривать и изменять очередь задач выбранного сотрудника, изменять очередность выполнения задач и осуществлять пересчет сроков выполнения. Доступен просмотр очереди в виде списка и связанной с ним диаграммы Ганта

Управление очередью задач:

Отчет позволяет получить данные о работе выбранного сотрудника за выбранный период.

Отчет по работе выбранного сотрудника:

Гарантия возврата денег

ООО «Инфостарт» гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.

Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.

Для возврата оплаты просто свяжитесь с нами.

Источник

Операционные системы и программное обеспечение