учет пробега автомобиля на предприятии

Содержание

Учет пробега автомобиля на предприятии

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В учреждении автомобили оснащены системой мониторинга транспортных средств ГЛОНАСС. Списание ГСМ происходит на основании пробегов, указанных в путевых листах. Данные пробегов в системе мониторинга транспортных средств ГЛОНАСС отличаются от данных в путевых листах более чем на 10% на 100 км в большую сторону. Учет в бухгалтерии ведется по фактическому расходу на основании показаний одометра.
Должна ли бухгалтерия сверять показания одометров с системой мониторинга транспортных средств ГЛОНАСС? Что делать с расхождениями?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Участие бухгалтерии в сверке показаний одометров с показаниями данных системы мониторинга на основе ГЛОНАСС регламентируется порядком осуществления внутреннего финансового контроля, установленного в учреждении.

К сведению:
Действующим законодательством не запрещено списание ГСМ по пробегу, зафиксированному системами мониторинга на основе ГЛОНАСС (письмо от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354). Кроме того, на уровне отдельных публично-правовых образований нормативными актами может быть установлена необходимость приложения к путевому листу отчета данных навигационной системы (смотрите, например, п. 5.2.3.3 Регламента мониторинга транспортных средств, оснащенных бортовым навигационным оборудованием ГЛОНАСС, муниципальными предприятиями и учреждениями Озерского городского округа, утвержденного постановлением администрации Озерского городского округа Челябинской области от 18.03.2015 N 735).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили Георгий

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Источник

УЧЕТ ПРОБЕГА АВТОМОБИЛЯ: ЗАЧЕМ ОН НУЖЕН И КАК ВЛИЯЕТ НА СПИСАНИЕ ГСМ

Что подтверждает использование ГСМ по назначению

Расчет списания топлива осуществляется по путевым листам. Формы путевок в обязательном порядке содержат данные об обороте ГСМ. Кроме того, путевые листы отображают информацию о движении горючего: в бланки вносятся показания одометра в начале и конце пути, что помогает определить, сколько километров прошло транспортное средство. Основанием о рациональном расходе топлива также может стать отчет, составленный на основе навигационных данных.

Информация из путевок является достоверным доказательством для проведения расчета списания топлива и последующего отображения полученных результатов в бухгалтерском учете.

Как учитывается пробег

Существует несколько способов учета пробега:

1. С помощью навигационных систем (ГЛОНАСС, GPS). Спутниковая навигация позволяет точно фиксировать время начала и окончания движения, стоянки, пробег. Согласно письму Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354 отчеты, составленные по данным навигаторов, могут быть прикреплены к путевым листам и являться подтверждением для списания ГСМ.

2. С помощью отметок в путевом листе. В этом случае в начале рейса и по его завершению контролер-механик при проведении предрейсового техосмотра вносит в путевой лист данные одометра, которые в дальнейшем помогут рассчитать количество топлива, затрачиваемого на выполнение задач предприятия.

Как производится расчет списание топлива по формулам

Учет пробега транспортных средств по путевым листам возможен благодаря разнице между количеством пройденных километров в начале и конце смены. В распоряжении Минтранса России от 14.03.2008 №АМ-23-р раздела II есть формула для расчета расхода бензина, наиболее популярного вида используемых ГСМ. Предложенное математическое выражение, включающее в себя пробег, базовую норму расхода топлива и поправочный коэффициент, определяет необходимую к списанию сумму, фиксируемую в бухгалтерском учете организации.

Вам больше не нужно проводить расчет норм списания топлива самостоятельно! Наша компания предоставляет услугу диспетчеризации, оперативно и качественно проводит вычисления затраченных горюче-смазочных материалов для работы транспортного средства

Источник

Как правильно рассчитать нормы расхода топлива по приказу Минтранса

Норма расхода бензина — это утвержденные Минтрансом стандарты, которые используются для статистической, бухгалтерской и оперативной отчетности и для расчетов себестоимости перевозок и других транспортных услуг.

Как регулируются нормативы

Для работы транспортного средства необходимо топливо. К аждая категория авто требует разных объемов ГСМ. Минтранс разработал специальный стандарт — это норма расхода топлива по маркам автомобилей. Норматив позволяет определить, сколько горюче-смазочных материалов требуется конкретной марке транспорта для обеспечения технологического процесса. Стандарты разработаны только в отношении рабочего процесса транспортных средств. Например, применять значения для расчета списания ГСМ при ремонте, настройке или испытании недопустимо. Для технологических целей следует установить дополнительные нормы затрат топлива (НЗТ).

Минтранс ввел нормативы отдельным Распоряжением от 14.03.2008 № АМ-23-р (ред. от 20.09.2018). Документ устанавливает сразу несколько категорий стандартов по расходу топлива и ГСМ:

Нормативы устанавливаются в литрах, например, для бензина или дизельного топлива. Либо стандарты закрепляют в метрах кубических, если, к примеру, транспорт потребляет газ.

Можно ли разработать индивидуальные нормативы

Использовать стандарты Минтранса или нет в своей работе — решение руководства компании. То есть на законодательном уровне нет никаких требований к обязательному применению НЗТ.

Налоговый кодекс не требует нормировать затраты на ГСМ ни по налогу на прибыль организаций, ни по УСНО. Аналогичную позицию поддерживает Минфин (Письма от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 27.09.2018 № 03-11-11/69335). К аждая организация должна принять самостоятельное решение о работе с топливными нормативами.

Стандарты затрат разрешается разработать самостоятельно. Например, учреждение, основываясь на рекомендации Минтранса, утверждает собственные нормативы. Показатели отвечают реальным характеристикам транспортных средств, эксплуатируемых в процессе жизнедеятельности.

Рекомендации министерства — это лишь стандартные значения, рассчитанные по общим характеристикам марок авто. Несмотря на поправочные коэффициенты, на практике значения существенно отличаются от фактических затрат. Поэтому организации вправе утвердить собственные показатели.

Нормативные значения утвердите локальным приказом.

Как считать

Чиновники выделили три основных понятия:

Это стандартное значение затрат ГСМ. Устанавливается в отдельности для каждой марки транспортных средств. Учитывает индивидуальные конструкции, массу в снаряженном состоянии, вид потребляемого ГСМ и прочие характеристики. Вид расхода применим для стандартных, типизированных ситуаций.

Этот вид нормативного использования применяется уже с учетом характеристик транспортной работы агрегата. По сути это базовый стандарт, пересчитанный с учетом грузоподъемности, тяговой силы, номинальной загрузки груза или пассажиров. То есть стандарт с учетом рабочих характеристик авто.

Это реальный норматив затрат, который пересчитан с учетом поправочных коэффициентов. Это базовая и транспортная НЗТ, которые учитывают условия эксплуатации ТС (местность, климат, температурный режим и прочие особенности эксплуатации).

Каждый из нормативных значений пересчитывается по отношению к базовому с учетом поправочных коэффициентов. Подробная таблица норм расхода топлива на 2020 год раскрывает значения по маркам авто. Сокращения в таблице:

Источник

Учет пробега автомобиля на предприятии

Ведение списка автотранспорта осуществляется на закладке «Автотранспорт» (открывается из меню «Режимы – Автотранспорт»):

Карточка автотранспорта имеет вид:

Паспорт транспортного средства доступен для ввода только после записи автотранспорта.

2. Учет клиентов и объектов

Список объектов открывается из меню «Режимы – Справочник объектов».


В программе принята двухуровневая организация справочника:
— на первом уровне ведется учет групп объектов;
— на втором уровне для каждой группы ведется список объектов со реквизитами: адрес, телефоны, доп.информация.

Список клиентов и объектов клиентов открывается из меню «Режимы – Справочник клиентов».


В программе принята двухуровневая организация справочника:
— на первом уровне (в группах) ведется учет клиентов с реквизитами: адрес, телефоны, доп.информация;
— на втором уровне для каждого клиента ведется список объектов со своими реквизитами: средний пробег, адрес, телефоны, доп.информация.
Объект для клиента выбирается из справочника объектов (при нажатии кнопки Изменить или с помощью контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши).
Средний пробег используется для подсчета суммарного пробега по маршруту и путевому листу.

Список маршрутов открывается из меню «Режимы – Справочник маршрутов».


В форме справочника маршрутов в верхнем окне вводятся маршруты (с контролем уникальности по названию маршрута). В карточке маршрута можно заполнить реквизиты: время выезда, время возвращения, всего рабочих часов, адрес места отправления, пометки поправочных коэффициентов для расчета расхода топлива.

В нижнем окне для текущего маршрута можно добавить произвольное количество объектов из справочника ‘Клиенты и объекты’. Объекты можно перемещать в любом направлении при установленном режиме сортировки в порядке следования. В таком порядке объекты будут расположены в путевом листе.
Для любого объекта текущего маршрута можно изменить объект, клиента и пробег.
В информационном окне справа для текущего маршрута подсчитывается количество объектов и суммарный пробег.

4. Учет путевых листов

Журнал учета путевых листов ведется на закладке «Путевые листы» (открывается из меню «Режимы – Путевые листы»).

Режимы работы в журнале путевых листов:

— отбор по типу транспорта (общий для списка транспорта и путевых листов – устанавливается на закладке «Автотранспорт»),
— установка периода просмотра журнала путевых листов (кнопка «Период», при запуске программы устанавливается период, определенный в настройках программы из меню «Сервис»-«Основные настройки программы»),
— быстрый выбор предыдущего/следующего периода (день, месяц, квартал, год),

— отбор по автомобилю (кнопкой «Установить отбор» по выбранному автомобилю или выбором из списка «Автомобиль»),
— отбор по водителю (выбором из списка «Водитель»),
— отбор путевых листов по маршруту,
— отбор по подразделению или участку,
— добавление (кнопка «Добавить»), копирование (кнопка «Копировать»), удаление (кнопка «Удалить»), изменение (кнопка «Изменить» или двойной клик кнопки мыши на выбранной строке) путевого листа,
— формирование печатной формы журнала путевых листов (кнопка «Печать») в Excel,
— переход к первой, последней, следующей, предыдущей странице списка путевых листов.

ВАЖНО: Ввод новых путевых листов возможен только при установленном отборе по автомобилю.

В форме путевого листа заполняются реквизиты:
— дата,
-номер (до записи путевого листа при выборе даты номер присваивается программой автоматически, обеспечивая уникальность нумерации в пределах года), может быть изменен вручную,
— водитель (выбором из списка «Водитель» или из справочника «Сотрудники» по двойному клику мыши),
— количество отработанных часов, тарифы (руб./час, руб./км – устанавливаются автоматически при выборе водителя и могут быть изменены), заработная плата (руб. – рассчитывается умножением тарифов на количество отработанных часов и пробег),
— время выезда, время и дата возвращения,
— маршрут (с автоматической подстановкой времени выезда и возвращения, поправочных коэффициентов),

— статус путевого листа (подготовлен к выдаче, выдан водителю, сдан водителем, обработан),

— пробег, клиент, наименование груза, время прибытия, время убытия, количество часов, количество ездок, дополнительные поправочные коэффициенты для каждого из объектов маршрута (данные по любому объекту можно включить в расчет или исключить из расчета суммарных показателей по маршруту выборочно или для всех объектов одновременно),

— по кнопке ‘Дополнительно’ вводятся другие сведения: место отправления (подставляется автоматически из карточки маршрута при его выборе), сопровождающие лица, второй водитель, норма расхода топлива при простое с включенным двигателем,

Дополнительные поправочные коэффициенты выбираются из соответствующего справочника. В форме списка этого справочника при позиционировании на группе коэффициентов в поле справа показывается список коэффициентов выбранной группы.

Общие поправочные коэффициенты можно переносить между путевыми листами (используя ссылки «Запомнить пометки поправок» и «Вставить пометки поправок»).

Посмотреть список выбранных поправок можно, нажав на кнопку «Выбранные поправки».

Прочитать полное наименование поправочного коэффициента можно, кликнув дважды по его наименованию.

Кнопкой «Х» снимаются все пометки у поправочных коэффициентов.

При статусе путевого листа ‘Подготовлен’ и ‘Выдан’ на печать не выводятся данные, соответствующие показателям при возвращении (дата, время, остатки и расход топлива, пробег, показания спидометра, данные о зарплате).

ВАЖНО: Типовые шаблоны при установке новой версии программы заменяются на шаблоны из файла установки. Шаблоны пользователя (имена файлов имеют окончание «П») при установке не изменяются.

5. Учет сотрудников (водителей)

— добавление,
— удаление (с контролем ссылок на водителя в путевых листах, расходах, доходах, задачах и напоминаниях),
— поиск,
— сортировка,
— печать,
— выбор фотографии (файл с расширением bmp, gif, jpg), изменение ширины фотографии.

— фамилия, имя, отчество,
— адрес,
— телефоны,
— дата рождения,
— № удостоверения,
— срок действия удостоверения,
— категория,
— класс,
— табельный номер,
— тарифы для расчета заработной платы по путевым листам (руб./час и руб./км),
— должность,
— основной маршрут,
— паспортные данные,
— дата приема,
— дата увольнения,
— дополнительная информация (до 250 символов).

— добавление записи расхода,
— удаление записи расхода,
— изменение записи расхода,
— печать списка расходов за установленный период,
— вывод интерактивной диаграммы расходов за год по месяцам или за месяц по дням,
— установка периодичности просмотра журнала расходов – год, квартал, месяц, день,
— быстрый переход к предыдущему/следующему периоду (кнопки ‘ ’),
— независимая установка даты начала и окончания просмотра журнала расходов,
— отбор по виду транспорта,
— отбор по автомобилю,
— отбор по сотруднику,
— отбор по группе или статье расхода,
— переход к первой, последней, следующей, предыдущей странице списка расходов.

При установке периода журнала равного календарному году или месяцу доступен режим вывода интерактивной диаграммы расходов кнопками «По месяцам» и «По дням» соответственно.

В этом режиме можно расшифровать нужный период (месяц или день) кликом по выбранному столбцу диаграммы, установить режим отображения нарастающим итогом с начала года (месяца), вывести диаграмму в Excel (меню «Печать»). В таблице расшифровки можно установить сортировку по любой колонке и изменить расположение колонок.

При вводе новой записи расхода обязательными для заполнения являются реквизиты «Дата», «Статья расхода» и «Сумма». Поле «Вид транспорта» используется только для отбора автомобилей и в базе данных расходов не фиксируется.
При выборе автомобиля автоматически заполняется реквизит ‘Сотрудник’, если за выбранным автомобилем закреплен водитель.

Справочник «Статьи расходов»

— добавление группы расходов,
— добавление статьи расходов,
— изменение названия группы и статьи расходов,
— удаление статьи расходов (с контролем ссылок по записям расходов),
— удаление группы расходов (только после удаления всех статей в выбранной группе),
— печать – вывод списка групп и статей расходов в Excel,
— поиск по наименованию,
— перенос статьи расходов в другую группу (контекстное меню по правой кнопке мыши).

8. Учет подразделений и участков

— добавление подразделения,
— добавление участка,
— изменение названия подразделения и участка,
— удаление участка (с контролем ссылок в карточках автотранспорта),
— удаление подразделения (только после удаления всех участков выбранного подразделения),
— печать – вывод списка подразделений и участков расходов в Excel,
— поиск по наименованию,
— перемещение участка в другое подразделение (контекстное меню по правой кнопке мыши).

9. Ведение списка задач

— добавление задачи,
— удаление задачи,
— изменение задачи (кнопка «Изменить» или двойной клик мыши на выбранной строке),
— печать списка задач за установленный период,
— установка периодичности просмотра задач – год, квартал, месяц, день,
— быстрый переход к предыдущему/следующему периоду (кнопки ‘ ’),
— независимая установка даты начала и окончания просмотра списка задач,
— автоматическое создание задач по срокам замены водительских удостоверений (пункт меню ‘Сервис’, в справочнике ‘Типы задач и напоминаний’ должна быть статья ‘Замена удостоверений водителей’),
— поиск по тексту задач,
— отбор по виду транспорта,
— отбор по автомобилю,
— отбор по сотруднику,
— отбор по группе или типу задач,
— отбор по клиенту,
— отбор прошедших и будущих задач (по отношению к системной дате) независимо от установленного периода просмотра,
— отбор завершенных и незавершенных задач,
— переход к первой, последней, следующей, предыдущей странице списка задач.

При вводе новой или изменении задачи обязательными являются реквизиты: дата и текст задачи.

10. Учет напоминаний по пробегу

— добавление напоминания,
— удаление напоминания,
— изменение напоминания (кнопка «Изменить» или двойной клик мыши на выбранной строке),
— печать списка напоминаний,
— поиск по тексту напоминания,
— отбор по виду транспорта,
— отбор по автомобилю,
— отбор по группе или типу напоминания,
— отбор наступивших и будущих событий.

При вводе нового или изменении напоминания по пробегу обязательными являются реквизиты: автомобиль, контролируемый пробег и текст напоминания.

Справочник «Типы задач и напоминаний»

— добавление группы задач (напоминаний),
— добавление типа задачи (напоминания),
— изменение названия группы и типа,
— удаление типа задачи (напоминания) (с контролем ссылок по записям задач и напоминаний),
— удаление группы (только после удаления всех типов в выбранной группе),
— печать – вывод списка групп и типов задач (напоминаний) в Excel,
— поиск по наименованию,
— перенос типа задачи (напоминания) в другую группу (контекстное меню по правой кнопке мыши).

Вызов отчетов осуществляется из меню «Отчеты» основного окна программы.

Все отчеты формируются за произвольный период в формате Excel в виде таблиц или диаграмм.

— вид топлива,
— вид транспорта,
— автомобиль,
— сотрудник (водитель),
— подразделение,
— участок,
— маршрут (в отчете по пробегу),
— объект (в отчете по пробегу),
— группа расходов/доходов,
— статья расходов/доходов.

Степень детализации отчетов:

— за период в целом,
— по видам транспорта,
— по автомобилям,
— по путевым листам,
— по сотрудникам (водителям),
— по подразделениям,
— по участкам,
— по маршрутам (в отчете по пробегу),
— по объектам (в отчете по пробегу),
— по группам / статьям расходов и доходов,
— по периодам (год, квартал, месяц).

Анализируемые параметры для отчетов:

Сервисные возможности программы вызываются из меню «Сервис» и включают:

ВАЖНО: Не изменяйте без необходимости таблицы нормативной базы. При изменении и добавлении данных в первых двух таблицах необходимо соблюдать правила ввода типа транспорта (см. сообщения по кнопке Помощь после выбора таблицы). Если работа программы в результате некорректных изменений будет нарушена, закройте программу и удалите из каталога программы файл DataBase.dat.

13. Просмотр нормативной базы

Для просмотра информации из нормативной базы данных используйте меню «Нормативная база» и закладки «Нормы расхода топлива», «Нормы расхода масел и смазок», «Нормы расхода топлива на обогрев» и «Значения зимних надбавок».

14. Просмотр справочной информации

Для просмотра дополнительной справочной информации используйте меню «Помощь»:

— Примеры расчета расхода топлива,
— Полный текст руководящего документа «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»,
— Нормы эксплуатационного пробега шин,
— Правила дорожного движения РФ, включая «Основные положения по допуску транспортных средств к эксплуатации».

15. Работа с календарем

— для быстрого выбора месяца кликните по названию месяца:

— для быстрого выбора года кликните по году:

16. Выбор периода в журналах и отчетах

17. Работа со страницами в журналах документов

— в формах журналов путевых листов, расходов, доходов, задач отображение информации осуществляется страницами,
— кнопками в правом нижнем углу формы осуществляется переход к первой, последней, следующей, предыдущей странице журнала,
— аналогичные действия можно осуществлять клавишами клавиатуры Home, End, PageDown, PageUp соответственно, выделив предварительно любую строку в форме списка журнала.

18. Требования к системе

19. Технические особенности

20. Ведение нескольких баз данных на одном компьютере

Для работы локальной версии программы с несколькими базами данных:

Для работы сетевой версии программы с несколькими базами данных:

21. Ограничения демонстрационного режима работы программы

В демонстрационном режиме работы (незарегистрированной программе) доступны все функции.
Ограничения налагаются только на размер базы данных: не более 20 путевых листов, записей доходов, расходов и задач.

22. Порядок регистрации

23. Порядок обновления версий

24. Особенности сетевой версии

1. Особенности однопользовательской версии.

2. Ведение списка информационных баз.

3. Ведение списка пользователей.

ВАЖНО: Пользователь Администратор заносится в систему автоматически и не удаляется.

4. Назначение паролей и прав пользователей.

Форма установки свойств пользователя (имя, пароль,права доступа) открывается нажатием кнопки ‘Изменить’, двойным кликом мыши или клавишей Enter на выбранной строке списка пользователей.
Пользователю Администратор установлены полные права на все сервисные и административные функции и права только на чтение к объектам информационной базы (справочникам, документам).
Пользователь без прав администратора может только изменить свой пароль, остальные поля формы ему недоступны для изменения.
Пользователь с правом администратора может изменить любое поле формы любого пользователя, кроме Администратора.

5. Список активных пользователей и отключение пользователей.

6. Обновление списков.

Во всех формах списков сетевой версии программы доступен режим обновления списка, который вызывается кнопкой .
Установленные в списке отборы сохраняются при неизмененном наименовании значения отбора.
Функция обновления позволяет отобразить изменения, которые произвели в объектах списка другие пользователи.

7. Блокировка объектов.

8. Удаление объектов.

9. Режим расчета платежей по кредиту.

Источник

Операционные системы и программное обеспечение