учет немаркированных конвертов в бюджетном учреждении в 2019 году

Учет почтовых расходов

Автор: Гудова Т., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

На какие подстатьи КОСГУ следует относить расходы по пересылке почтовой корреспонденции? Как отразить в учете поступление маркированных и немаркированных конвертов? Какой код контрагента применяется для отражения расчетов с «Почтой России»? На эти и другие вопросы ответим в консультации.

Код контрагента при расчетах с «Почтой России»

При отражении в бухгалтерском учете таких расчетов следует правильно указать подстатью КОСГУ, соответствующую правовому статусу контрагента. В целях применения Порядка № 209н различают следующие группы контрагентов:

участники бюджетного процесса;

государственные (муниципальные) бюджетные и автономные учреждения;

финансовые и нефинансовые организации государственного сектора;

иные нефинансовые организации;

иные финансовые организации;

некоммерческие организации и физические лица – производители товаров, работ, услуг;

наднациональные организации и правительства иностранных государств;

При отнесении организации «Почта России» к соответствующей группе контрагентов необходимо учитывать разъяснения, приведенные в Письме Минфина РФ от 27.12.2019 № 02-08-10/103065. В нем сообщается, что во исполнение Федерального закона от 29.06.2018 № 171-ФЗ 01.10.2019 завершена реорганизация федерального государственного унитарного предприятия «Почта России». В Единый государственный реестр юридических лиц внесена запись о создании акционерного общества «Почта России» путем реорганизации в форме преобразования.

Согласно п. 9.5, 10.4 Порядка № 209н и Руководству по применению КОСГУ, направленному Письмом Минфина РФ от 27.12.2019 № 02-08-10/102939государственные унитарные предприятия относятся к организациям государственного сектора, а акционерные общества и прочие организации, занимающиеся производством товаров и оказанием нефинансовых услуг, выполнением работ, – к иным нефинансовым организациям.

С учетом изложенного, а также положений абз. 3 п. 10 Порядка формирования информации по статистике государственных финансов, утвержденного Приказом Минфина РФ от 30.11.2016 № 221н, в целях обеспечения правильного ведения бюджетного (бухгалтерского) учета, составления и представления бюджетной (бухгалтерской) отчетности в части отражения бухгалтерских операций по увеличению (уменьшению) дебиторской (кредиторской) задолженности с контрагентом АО «Почта России» необходимо применять соответствующие аналитические счета расчетов с использованием подстатей КОСГУ.

В 2019 году учет велся по подстатьям:

563 (663) «Увеличение (уменьшение) прочей дебиторской задолженности по расчетам с финансовыми и нефинансовыми организациями государственного сектора»;

733 (833) «Увеличение (уменьшение) прочей кредиторской задолженности по расчетам с финансовыми и нефинансовыми организациями государственного сектора».

Начиная с 01.01.2020 применяются подстатьи:

564 (664) «Увеличение (уменьшение) прочей дебиторской задолженности по расчетам с иными нефинансовыми организациями»;

734 (834) «Увеличение (уменьшение) прочей кредиторской задолженности по расчетам с иными нефинансовыми организациями».

Приобретение конвертов и марок, пересылка почтовых отправлений

Расходы на приобретение почтовых марок, маркированных конвертов, маркированных почтовых бланков следует отражать по коду вида расходов 244 и подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ (п. 10.2.1 Порядка № 209н, п. 48.2.4.4 Порядка № 85н). На эту же подстатью относятся расходы на пересылку почтовых отправлений, включая расходы на упаковку почтового отправления (например, оплата пересылки заказного письма с уведомлением, писем с объявленной ценностью, доплата за дополнительный вес пересылаемого письма).

Для справки: почтовые отправления – это адресованные письменная корреспонденция, посылки, прямые почтовые контейнеры.

В силу ст. 2 Федерального закона от 17.07.1999 № 176-ФЗ почтовые марки и иные знаки, наносимые на почтовые отправления и подтверждающие оплату услуг почтовой связи, являются государственными знаками почтовой оплаты.

В целях бухгалтерского учета почтовые марки и маркированные конверты относятся к денежным документам и учитываются на счете 0 201 35 000 (п. 169 Инструкции № 157н). Они хранятся в кассе учреждения.

Подотчетное лицо бюджетного учреждения культуры приобрело маркированные конверты в количестве 100 шт. стоимостью 15 руб. каждый. 10 конвертов и денежные средства в сумме 300 руб. были выданы секретарю для отправки корреспонденции. Отправленные конверты были списаны на основании утвержденного авансового отчета, составленного секретарем. К отчету прилагались реестр заказной почтовой корреспонденции и кассовый чек на оплату пересылки заказных писем в сумме 280 руб. Неизрасходованный остаток денежных средств в размере 20 руб. возвращен в кассу.

Все операции осуществляются в рамках деятельности по выполнению государственного задания. Расходы на приобретение маркированных конвертов и пересылку заказных писем отнесены на общехозяйственные расходы.

В бухгалтерском учете учреждения данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Приняты к учету приобретенные маркированные конверты* (100 шт. x 15 руб.)

Выданы секретарю для отправки корреспонденции из кассы:

– маркированные конверты* (10 шт. x 15 руб.)

– денежные средства для оплаты пересылки заказных писем

4 201 34 610
Увеличение забалансового счета 18
(КВР 244 / подстатья 221 КОСГУ)

Приняты к учету расходы в сумме:

– стоимости отправленных маркированных конвертов

– оплаты пересылки заказных писем

Возвращен в кассу остаток неизрасходованной подотчетной суммы

4 201 34 510
Уменьшение забалансового счета 18
(КВР 244 / подстатья 221 КОСГУ)

* Прием в кассу и выдача из кассы маркированных конвертов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с указанием «Фондовый». Такие ордера регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами (п. 170 Инструкции № 157н).

Следует отметить, что реестр заказной почтовой корреспонденции печатается сотрудниками почтовых отделений при отправке заказных писем юридическими лицами. В случае если письма отправляются адресатам простым способом, расходы на их приобретение могут быть отражены на основании отчета об израсходованных конвертах, который составляется, как правило, в конце месяца лицом, ответственным за почтовые отправления. При этом такой документ должен быть закреплен в учетной политике учреждения.

Немаркированные конверты.

Такие конверты денежными документами не признаются и подлежат учету как прочая печатная продукция в составе прочих материальных запасов на счете 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы» (п. 99, 118 Инструкции № 157н). Расходы на приобретение немаркированных конвертов следует отражать по коду вида расходов 244 в увязке с подстатьей КОСГУ:

349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» – если они приобретаются в целях награждения (дарения) (подарочные конверты);

Автономное учреждение культуры закупило у «Почты России» за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, 100 немаркированных конвертов общей стоимостью 300 руб. и марки на сумму 600 руб. Все они были выданы подотчетному лицу для почтовых отправлений. Израсходованные марки и конверты списаны на основании составленного в конце месяца отчета об осуществлении почтовых отправлений. Расходы на их приобретение отнесены к общехозяйственным.

В бухгалтерском учете учреждения данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Поступили от поставщика:

Оплачены поставщику поставленные:

2 201 11 610
Забалансовый счет 18
(КВР 244 / подстатья 221 КОСГУ)

– конверты без марок

2 201 11 610
Забалансовый счет 18
(КВР 244 / подстатья 346 КОСГУ)

Выданы почтовые марки подотчетному лицу

Аренда абонентского ящика

Для получения писем, бандеролей, подписных изданий многие организации арендуют абонентский ящик, устанавливаемый непосредственно в почтовых отделениях. Это дает ряд преимуществ, в частности, можно:

объединить несколько почтовых адресов в один (например, если фактический и юридический адреса не совпадают);

получить специальный короткий адрес для организации (например: 191027, Санкт-Петербург, а/я 19 или 101000, Москва, «ТЮЗ»);

использовать любое (например, ближайшее) почтовое отделение для аренды абонентского ящика.

За аренду (абонирование) почтовых ящиков (ячеек) с пользователей взимается абонентская плата.

Если учреждение хочет арендовать абонентский ящик, оно может обратиться в любое почтовое отделение. В отделе доставки необходимо заполнить заявление на аренду. Заявку можно оформить и в онлайн-режиме (на сайте «Почты России»).

При наличии свободного почтового ящика с отделением почтовой связи заключается договор. Как правило, номер договора совпадает с номером ячейки.

После подписания договора учреждение вносит плату за пользование абонентским ящиком, которая обычно берется сразу за длительный промежуток времени. Этот срок определяется сторонами договора, но, как правило, составляет не менее года. Сумма абонентской платы за аренду ящика может меняться.

После подписания договора и перечисления абонентской платы учреждению выдаются ключи от абонентской ячейки.

Согласно п. 10.2.1 Порядка № 209н, п. 48.2.4.4 Порядка № 85н абонентская плата за пользование почтовыми абонентскими ящиками отражается по коду вида расходов 244 и подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ (см. также письма Минфина РФ от 26.12.2014 № 02-05-10/67888, 02-05-10/67890).

Поскольку абонентская плата за пользование почтовым ящиком берется сразу за большой промежуток времени, в бухгалтерском учете она будет отражена как предоплата. Расходы на абонирование почтового ящика принимаются к учету ежемесячно на основании акта оказанных услуг по предоставлению почтовым отделением абонентского почтового ящика.

Казенное учреждение культуры заключило на год договор на абонирование ячейки в почтовом отделении. Годовая абонентская плата за пользование ячейкой составила 1 800 руб. (150 руб. в месяц).

В бюджетном учете данные операции отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Внесена годовая абонентская плата за пользование абонентской ячейкой

Отражены расходы на абонирование почтовой ячейки на основании полученного акта оказанных услуг (ежемесячно)

Зачтена ранее перечисленная предоплата

Расходы на приобретение и установку почтовых ящиков, осуществляемые за счет средств учреждения, не относятся к расходам на услуги связи, а являются затратами учреждения на приобретение и установку основного средства.

Использование франкировальных машин для пересылки писем

Обработать большие объемы почтовой корреспонденции традиционным способом с помощью наклейки почтовых марок практически невозможно. С целью повышения скорости обработки исходящей корреспонденции, снижения трудозатрат и повышения качества созданы франкировальные машины. При использовании такой машины отпадает необходимость наклеивать марки, вести учет почтовых расходов.

К сведению: франкировальная машина – это машина, предназначенная для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации (ст. 2 Закона о почтовой связи).

Сначала с одной стороны франкировальной машины загружаются конверты с почтовым адресом получателя, потом вводится информация об отправлениях – вес, класс отправлений, а с другой стороны выходят конверты с уже нанесенными знаками почтовой оплаты. Кроме оттиска марки и даты, на конверт наносится логотип с названием учреждения и обратным адресом, что исключает необходимость проставления обратного адреса вручную или использования фирменных конвертов.

Такая машина позволяет сэкономить значительное количество времени. Корреспонденция оформляется быстрее. На почте отмаркированная на машине корреспонденция также проходит быстрее, минуя ряд почтовых операций (например, гашение марки).

Порядок применения франкировальных машин утвержден Приказом Минкомсвязи РФ от 08.08.2016 № 368. Согласно такому порядку организации могут применять данный аппарат после заключения соответствующего договора с организацией федеральной почтовой связи. Применение франкировальной машины при отсутствии договора не допускается.

Этим же порядком установлены требования к самой франкировальной машине. В случае несоответствий, допущенных пользователем при ее применении, указанным требованиям организация федеральной почтовой связи не осуществляет прием и пересылку отфранкированных почтовых отправлений до устранения несоответствий.

К сведению: разрешение на применение франкировальных машин выдается Роскомнадзором. Административный регламент по выдаче таких разрешений утвержден Приказом Роскомнадзора от 17.06.2019 № 189.

Франкировальная машина имеет специальный счетчик, по показанию которого и оплачиваются почтовые услуги.

Расходы, связанные с пересылкой письменной корреспонденции и использованием для этих целей франкировальных машин, подлежат отражению по статьям и подстатьям КОСГУ в зависимости от своего экономического содержания в предмете договора.

Расходы на оплату услуг по почтовой пересылке корреспонденции с использованием франкировальной машины, в том числе услуг по проставлению оттиска клише франкировальной машины на отправляемой корреспонденции, относятся на подстатью 221 «Услуги связи» КОСГУ.

Расходы на оплату услуг по вводу информации об авансовых платежах в регистр (счетчик) франкировальной машины отражаются по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ, а расходы на техническое обслуживание франкировальной машины, обеспечивающее ее работоспособность (ремонт, профилактические работы и т. п.), – по подстатье 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ.

Почтовый перевод денежных средств

Почтовый перевод денежных средств – услуга организаций федеральной почтовой связи по приему, обработке, перевозке (передаче), доставке (вручению) денежных средств с использованием сетей почтовой и электрической связи (ст. 2 Закона о почтовой связи).

Даже после распространения денежных переводов с использованием банковских карт до сих пор встречаются случаи, когда этот перевод осуществляется через почту на почтовый адрес получателя. Учреждения могут переводить таким способом суммы алиментов, удерживаемых из заработной платы сотрудника на основании исполнительного листа.

За пересылку денежных средств почтовое отделение взимает плату (комиссию).

В соответствии с п. 3 ст. 98 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» перевод алиментов осуществляется за счет должника.

Следовательно, в данном случае расходы на уплату комиссии за почтовый перевод денежных средств оплачиваются по той статье (подстатье) КОСГУ, за счет которой осуществляется выплата заработной платы (иного вознаграждения) работнику-должнику. Иными словами, сумма удержанных алиментов увеличивается на сумму почтового сбора (комиссии).

Учреждение, в котором работает должник, обязано перевести алименты взыскателю в трехдневный срок со дня осуществления выплат должнику.

На основании исполнительного листа бюджетное учреждение культуры ежемесячно удерживает из заработной платы сотрудника алименты в размере 25% от заработной платы, которая составляет 30 000 руб. Алименты отправляются получателю почтовым переводом через кассира. Почтовый сбор составляет 1% от суммы алиментов. Сотрудник входит в основной персонал учреждения. Согласно трудовому договору он занят непосредственно в деятельности учреждения по выполнению государственного задания.

В бухгалтерском учете учреждения данные операции отразятся следующим образом:

Источник

Как бюджетной организации учесть выдачу и списание почтовых конвертов?

Несмотря на многообразие современных видов переписки, традиционный способ отправки почтовой корреспонденции по-прежнему актуален.

Для того чтобы бумажное письмо дошло до адресата, его надо упаковать в почтовый конверт с адресом получателя и наклеить на него марку соответствующей номинальной стоимости (в случае если марка не нанесена на конверт типографским способом).

От того маркированы почтовые конверты или нет, зависит порядок их списания с учета бюджетной организации.

Выдача и списание маркированных почтовых конвертов

В этом случае стоимость маркированных конвертов, использованных кассиром бюджетной организации, списывается с кредита субсчета 132 «Денежные документы» в дебет субсчетов учета расходов (затрат), производимых за счет бюджетных или внебюджетных средств.

Содержание операций Дебет Кредит
Списана на расходы по бюджету стоимость маркированных конвертов, использованных кассиром 200, 202 132
Списана на затраты по внебюджетной деятельности стоимость маркированных конвертов, использованных кассиром 211 (080 и др.) 132

Выдачу из кассы почтовых маркированных конвертов под отчет лицам, ответственным за отправку почтовой корреспонденции, рекомендуем отражать следующей записью:

Содержание операций Дебет Кредит
Выданы маркированные конверты под отчет лицу, ответственному за отправку почтовой корреспонденции 160 132

На стоимость израсходованных подотчетными лицами почтовых конвертов субсчет 160 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции с дебетом субсчетов учета расходов (затрат), производимых за счет бюджетных или внебюджетных средств. При этом производятся следующие записи:

Содержание операций Дебет Кредит
Списана на расходы по бюджету задолженность лица, ответственного за отправку почтовой корреспонденции 200, 202 160
Списана на затраты по внебюджетной деятельности задолженность лица, ответственного за отправку почтовой корреспонденции 211 (080 и др.) 160

Внимание!
Основанием для списания стоимости почтовых конвертов с подотчета служат первичные учетные документы, которые организация может разработать и утвердить самостоятельно (например, акты об использовании денежных документов, ведомости выдачи ценностей и т.п.).

Также для учета движения почтовых маркированных конвертов бюджетная организация к субсчету 132 «Денежные документы» может открыть субсчета второго порядка:

132-1 «Денежные документы в кассе»;

132-2 «Денежные документы у подотчетных лиц».

В этом случае при выдаче и списании почтовых конвертов в бухучете будут производиться следующие проводки:

Содержание операций Дебет Кредит
Выданы из кассы почтовые маркированные конверты под отчет лицу, ответственному за отправку почтовой корреспонденции 132-2 132-1
Списана на расходы по бюджету стоимость использованных конвертов 200, 202 132-2
Списана на расходы по внебюджетной деятельности стоимость использованных почтовых конвертов 211 (080 и др.) 132-2

Выдача и списание немаркированных почтовых конвертов

В общем случае немаркированные почтовые конверты представляют собой плоскую прямоугольную оболочку из бумаги (или иного подобного материала), закрываемую с одной из сторон липким или самоклеящимся клапаном. На такие конверты почтовые марки наклеиваются дополнительно.

Содержание операций Дебет Кредит
Списывается стоимость использованных немаркированных почтовых конвертов (расходы предусмотрены бюджетной сметой) 200, 202 063
Списывается стоимость использованных немаркированных почтовых конвертов (расходы предусмотрены внебюджетной сметой) 211 (080 и др.) 063

Если почтовые конверты используются для хранения документов, то в этом случае выдача в пользование конвертов по ведомости выдачи материалов на нужды учреждения (иному ПУД) отражается записями :

Содержание операций Дебет Кредит
Выданы в пользование немаркированные конверты (расходы предусмотрены бюджетной сметой) 200, 202 063
Выданы в пользование немаркированные конверты (расходы предусмотрены внебюджетной сметой) 211 (080 и др.) 063

Источник

Как бюджетной организации учесть приобретение почтовых конвертов?

Наряду с современными способами переписки (по электронной почте, в мессенджерах Skype, Viber и пр.) все еще широко применима отправка писем «по старинке» с использованием услуг почтовой связи.

Порядок отражения в учете бюджетной организации почтовых конвертов зависит от того, маркированы они или нет.

Приобретение почтовых маркированных конвертов

Внимание!
Поступление в кассу маркированных конвертов в кассовой книге не отражается.

Приобретение маркированных конвертов по безналичному расчету за счет средств бюджета, в т.ч. другого уровня, отражается записями:

Содержание операций Дебет Кредит
Получено финансирование из бюджета на оплату маркированных конвертов 100 140, 142 (230, 232)
Перечислена со счета казначейства предоплата за почтовые конверты 178 100
Оприходованы маркированные конверты в кассу (с НДС) 132 178

Операции по приобретению маркированных конвертов по безналу за счет внебюджетных средств в общем случае отражаются следующими записями:

Содержание операций Дебет Кредит
Перечислена предоплата за маркированные конверты с внебюджетного расчетного счета 178 111
Оприходованы маркированные конверты в кассу организации (без НДС) 132 178
Отражен предъявленный НДС 175 178
Принят к вычету НДС 173 175

Приобретение маркированных конвертов через подотчетное лицо за наличные деньги, полученные с текущего бюджетного счета, в бухучете отражается записями:

Содержание операций Дебет Кредит
Поступили средства со счета казначейства на текущий бюджетный счет организации для выдачи подотчетному лицу 100 140, 142 (230, 232)
Оприходованы в кассу денежные средства, полученные с текущего бюджетного счета для выдачи подотчетному лицу 120 100
Выданы из кассы в подотчет денежные суммы для приобретения маркированных конвертов 160 120
Оприходованы в кассу маркированные конверты 132 160
Отражен возврат в кассу организации неизрасходованного остатка подотчетной суммы 120 160

Приобретение маркированных конвертов через подотчетное лицо за наличные «внебюджетные» деньги в бухучете отражается записями:

Содержание операций Дебет Кредит
Выданы из кассы в подотчет денежные суммы для приобретения маркированных конвертов 160 120
Оприходованы в кассу маркированные конверты 132 160
Отражен предъявленный НДС 175 160
Принят к вычету НДС 173 175
Отражен возврат в кассу организации неизрасходованного остатка подотчетной суммы 120 160

Приобретение почтовых немаркированных конвертов

На почтовые немаркированные конверты почтовая марка типографским способом не наносится. В общем случае такие конверты представляют собой плоскую прямоугольную оболочку из бумаги (или другого подобного материала), закрываемую с одной из сторон липким или самоклеящимся клапаном.

Приобретение немаркированных конвертов по безналичному расчету за счет средств бюджета, в т.ч. другого уровня, отражается записями:

Содержание операций Дебет Кредит
Получено финансирование из бюджета на оплату немаркированных конвертов 100 140, 142 (230, 232)
Перечислена со счета казначейства предоплата за почтовые конверты 178 100
Оприходованы немаркированные конверты (с НДС) 063 178

Операции по приобретению немаркированных конвертов по безналу за счет внебюджетных средств в общем случае отражаются следующими записями:

Содержание операций Дебет Кредит
Перечислена оплата за немаркированные конверты с расчетного внебюджетного счета 178 111
Оприходованы немаркированные конверты (без НДС) 063 178
Отражен предъявленный НДС 175 178
Принят к вычету НДС 173 175

Приобретение немаркированных конвертов через подотчетное лицо за наличные деньги, полученные с текущего бюджетного счета, в бухучете отражается записями:

Содержание операций Дебет Кредит
Поступили средства со счета казначейства на текущий бюджетный счет для выдачи подотчетному лицу 100 140, 142 (230, 232)
Оприходованы в кассу денежные средства, полученные с текущего бюджетного счета для выдачи подотчет 120 100
Выданы из кассы в подотчет денежные суммы для приобретения немаркированных конвертов 160 120
Оприходованы немаркированные конверты 063 160
Отражен возврат в кассу организации неизрасходованного остатка подотчетной суммы 120 160

Приобретение немаркированных конвертов через подотчетное лицо за наличные «внебюджетные» деньги в бухучете отражается записями:

Содержание операций Дебет Кредит
Выданы из кассы в подотчет денежные суммы для приобретения немаркированных конвертов 160 120
Оприходованы немаркированные конверты 063 160
Отражен предъявленный НДС 175 160
Принят к вычету НДС 173 175
Отражен возврат в кассу организации неизрасходованного остатка подотчетной суммы 120 160

Источник

Операционные системы и программное обеспечение