счета расчетов в авансовом отчете в 1с

Содержание

«1С:Бухгалтерия 8»: счета учета затрат в авансовом отчете по командировке

Для подотчетных лиц, отчитывающихся только по командировочным расходам, в программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) разработана простая форма документа Авансовый отчет, получившая название Авансовый отчет по командировке. В этом документе предусмотрен самый простой сценарий работы:

Случается, что командированное лицо несет расходы, не учитываемые для целей налогообложения прибыли. Таким образом, несмотря на очевидные достоинства Авансового отчета по командировке, ряд пользователей были вынуждены отказаться от использования данной формы документа из-за невозможности выбора счетов учета и статей затрат в данной форме документа.

Начиная с версии 3.0.72 в Авансовом отчете по командировке добавлена возможность изменять счета учета и аналитику затрат для командировочных расходов, установленные программой по умолчанию. Для этого в форме Персональные настройки (раздел Главное) должен быть установлен флаг Показывать счета учета в документах. Тогда в табличной части Авансового отчета по командировкам появятся поля Счет затрат / Подразделение и Субконто, где пользователь может указать счет учета и аналитику затрат по своему усмотрению (рис. 1).

Рис. 1. Счет и аналитика затрат в «Авансовом отчете по командировке»

Организации, применяющие УСН, также могут использовать Авансовый отчет по командировке для упрощения учета расходов по командировкам. Теперь все расходы, указанные в данной форме документа, регистрируются в Книге учета доходов и расходов автоматически.

Источник

Авансовые отчеты в 1С 8.3 пошаговая инструкция

Авансовые отчеты могут встречаться даже в самой маленькой организации. Сделать авансовый отчет в 1С не составит труда, эта операция полностью автоматизирована.

В данной статье мы разберем:

Образец заполнения Авансового отчета

Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:

В шапке документа нужно указать:

Рассмотрим пошаговые инструкции, как сформировать авансовый отчет в 1С в разных ситуациях.

Как занести выданные ранее подотчетные суммы в авансовый отчет

01 сентября Дружников Г.П. принес авансовый отчет на выданные ранее подотчетные средства в размере 30 000 руб.

В нашем примере Дружникову Г.П. был ранее выдан аванс в размере 30 000 руб. Авансовый отчет в 1С 8.3 образец заполнения

Если авансы ранее не выдавались, то данная вкладка не заполняется, а возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, Бухэксперт8 рекомендует оформлять через счет 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

Как сделать авансовый отчет в 1С при покупке материалов и товаров

Как провести авансовый отчет в 1с 8.3 на покупку материалов, товаров рассмотрим на примере покупки канцтоваров подотчетным лицом.

01 сентября Дружников Г. П. предоставил отчет, к которому приложил:

На вкладке Товары заполняется наименование, количество МПЗ и сумма, на которую они приобретены, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

В результате проведения документа Авансовый отчет в 1С такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

Авансовый отчет проводки в 1С

Если подотчетник рассчитался с поставщиком за МПЗ, и при этом самой поставки не было, МПЗ не поступили на склад, а есть только чек на оплату, то необходимо:

Как проводить суточные и командировочные расходы в авансовом отчете

Как отразить суточные в авансовом отчете и затраты на командировку рассмотрим на следующем примере.

24 августа июля Дружников Г. П. направлен в командировку в г. Сочи на 6 дней.

Суточные в Организации в соответствии с Положением о командировках выплачиваются из расчета 700 руб./сут., всего — 4 200 руб.

01 сентября сотрудник предоставил отчет, к которому приложил:

На данный момент установлены следующие нормы:

На вкладке Прочее вносятся данные первичного документа (это могут быть внешние документы как чек, билеты, акты, счета, так и внутренние, как Приказ). Наименовании затрат и их сумма, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

В нашем примере весь предъявленный НДС можно принять к вычету.

Авансовый отчет по командировке проводки в 1С.

Как провести услуги и прочие затраты в авансовом отчете в 1С 8.3 на примере почтовых расходов

Как заполнить авансовый отчет в 1с 8.3 на приобретение почтовых услуг рассмотрим на следующем примере.

01 сентября сотрудник предоставил отчет, к которому приложил:

На вкладке Прочее вносятся данные первичного документа, наименовании затрат и их сумма, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету. Здесь же необходимо показать почтовые марки, которые были использованы и отражались в учете как денежные документы.

Как провести оплату услуг в авансовом отчете

Как заполнить авансовый отчет в 1С на оплату контрагенту, рассмотрим на следующем примере.

01 сентября сотрудник предоставил отчет, к которому приложил:

На вкладке Оплата вносится контрагент и сумма, которую оплатил подотчетник.

Как сделать авансовый отчет в 1С

Заполнение авансового отчета в 1С 8.3.

Сумма выданного аванса и общая сумма, за которую отчитался сотрудник, выводятся в подвале документа:

Назначение аванса и количество подтверждающих расходы подотчетника документов отражается также в подвале документа.

Авансовый отчет из 1С можно также сохранить на компьютер или отправить по электронной почте.

См. также:

Если Вы являетесь подписчиком системы БухЭксперт8, читайте дополнительный материал по теме:

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

Карточка публикации

(12 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Источник

Счета расчетов в авансовом отчете в 1с

По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.

Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).

Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:

Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:

Работник отчитался об использовании этих средств, например, на оплату общехозяйственных расходов. ну, например, за электричество:

Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.

Выдача наличных денежных средств из кассы

Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ «Выдача наличных»):

В виде операции указываем «Выдача подотчетному лицу»:

Проводка получилась такой:

Выдача безналичных денежных средств

В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).

В тройке эта операция оформляется обычным документом «Списание с расчетного счета»:

Также не забываем указать в виде операции «Перечисление подотчетному лицу»:

Проводка получилась такой:

Выдача денежных документов

Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.

После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:

При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ «Выдача денежных документов»:

А на закладке «Денежные документы» указывает этот самый билет:

Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):

Сотрудник отчитывается

Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.

Это такая печатная форма в которой указывается:

Вот вам пример формы АО-1:

Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).

Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ «Авансовый отчет»:

Пробежимся вкратце по его закладкам:

Примеры авансовых отчётов из жизни

Заполняем закладку «Авансы»:

Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.

Заполняем закладку «Товары» (купили кучу всего и поставили на десятку):

Вот проводки этой закладки:

Заполняем закладку «Оплата»(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):

Примеры заполнения закладки «Прочее».

Оплата услуг связи:

Оплата объявлений в газете:

Списание суточных и долга за командировочных билетов:

Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):

Кстати, на закладках «Товары» и «Прочее» присутствует галка «СФ», если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная:

Причём она будет привязана прямо к авансовому отчёту:

После заполнения документа «Авансовый отчёт» осталось лишь его распечатать :

С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора).

Подписывайтесь и получайте новые статьи и обработки на почту (не чаще 1 раза в неделю).

Вступайте в мою группу ВКонтакте, Одноклассниках, Facebook или Google+ — самые последние обработки, исправления ошибок в 1С, всё выкладываю там в первую очередь.

Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.

Нажмите одну из кнопок, чтобы поделиться:

Источник

Учет денежных документов в «1С:Бухгалтерии 8»

Организация учета денежных документов

1С:ИТС

Подробнее о бланках строгой отчетности старого и нового образца (с учетом действующей редакции Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ) см. в справочнике «Онлайн-кассы» раздела «Юридическая поддержка».

На счетах 50.03 и 50.23 в программе ведется учет как в суммовом, так и в количественном выражении. Аналитический учет организован в разрезе денежных документов (для этого используется справочник Номенклатура денежных документов). Для каждого денежного документа указывается его вид:

При вводе сведений в карточке денежного документа можно указать его стоимость, тогда она будет автоматически проставляться при регистрации поступления или выдачи соответствующего документа.

Рис. 1. Настройка функциональности

После установки флага в разделе Банк и Касса программы становятся доступны документы Поступление денежных документов и Выдача денежных документов, а также журнал Денежные документы. Из журнала можно сформировать Отчет по движению денежных документов, который предназначен для контроля поступивших и выданных денежных документов. Для контроля сохранности и анализа движения денежных документов также можно воспользоваться стандартными бухгалтерскими отчетами.

Документ Поступление денежных документов предназначен для отражения факта поступления в кассу организации денежного документа. В шапке документа нужно указать счет учета денежных документов (50.03 или 50.23). Если выбирается счет 50.23, то необходимо указать валюту учета денежных документов. В зависимости от способа поступления денежного документа выбирается вид операции:

Если регистрируется Поступление от поставщика, то в поле Счет расчетов требуется указать счет учета расчетов с контрагентом.

При этом в документе Поступление денежных документов не предусмотрено одновременное указание и счета учета расчетов с контрагентом, и счета учета расчетов по авансам. Поэтому в качестве счета расчетов удобно использовать счет 76.05 «Расчеты с прочими поставщиками и подрядчиками». Этот же счет следует указывать и при отражении оплаты поставщику, тогда затруднений с зачетом авансов не возникнет.

Для каждой номенклатуры поступивших денежных документов указывается их количество и сумма (с учетом налогов). НДС в сумме документа не выделяется, так как факт поступления денежного документа не является фактом принятия к учету товаров или услуг, право на получение которых предоставляет документ. Товары (работы, услуги) могут быть приняты к учету позднее (например, при регистрации авансового отчета сотрудника о командировке или о приобретении ГСМ по талону), тогда, по общему правилу, НДС и учитывается.

Документом Выдача денежных документов отражаются следующие виды хозяйственных операций:

Учет ГСМ по талонам

К горюче-смазочным материалам относятся топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки), а также специальные жидкости (тормозные, охлаждающие). Организация может приобретать ГСМ за наличный расчет и в безналичной форме.

Если организация выбрала безналичную форму, то с поставщиком ГСМ заключается договор поставки, в соответствии с которым организация перечисляет денежные средства на расчетный счет поставщика, а взамен получает талоны или топливные карты, по которым водители осуществляют заправку автомобилей на автозаправочных станциях (АЗС).

1С:ИТС

Подробнее об учете ГСМ по топливным картам см. в «Справочнике хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8» раздела «Бухгалтерский и налоговый учет».

Применение талонов в качестве формы оплаты ГСМ получило широкое распространение. Для учета таких операций имеет значение, какой вид талонов использует организация, и в какой момент к организации переходит право собственности на ГСМ.

Талоны бывают двух видов:

В зависимости от условий договора поставки нефтепродуктов право собственности на ГСМ может переходить к организации либо в момент получения талонов, либо в момент заправки автомобиля на АЗС. При заправке водитель отдает талон, а взамен получает отрывной купон со штампом погашенного талона и кассовый чек. Талоны имеют срок действия, установленный в договоре с продавцом ГСМ.

Если по договору с поставщиком право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки топлива в бак автомобиля на АЗС, то талоны на ГСМ могут учитываться:

Документом, который подтверждает расход топлива, данные о фактическом пробеге и производственный характер маршрута движения автомобиля, является путевой лист (утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78). Эта форма документа носит обязательный характер только для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму документа, которая должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».

Если автомобили организации оснащены электронной системой контроля пробега (или пробега и топлива), то подтвердить расход топлива можно на основании распечатанного отчета системы за подписью ответственного лица.

Законодательно нормирование расходов на ГСМ не предусмотрено, но организация может сама установить нормы расхода топлива приказом руководителя.

При этом можно руководствоваться распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р или нормами, указанными в инструкции по эксплуатации автомобиля.

Если нормы не установлены, то фактический расход топлива на основании путевых листов списывается в расходы по обычным видам деятельности. Если в учетной политике организации предусмотрено использование норм расхода ГСМ, то сумма израсходованного топлива в пределах норм относится на расходы организации по обычным видам деятельности, а сверх норм включается в состав прочих расходов.

В налоговом учете расходы на приобретение ГСМ могут учитываться одним из способов:

Для целей налогообложения прибыли расходы на ГСМ не нормируются и учитываются в полном объеме, если они экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

НДС по приобретенным ГСМ принимается к вычету в общем порядке на основании счета-фактуры, предъявленного поставщиком (п. 2 ст. 171 НК РФ, п. 1 ст. 172 НК РФ). Как правило, поставщик предоставляет комплект документов (накладная, счет-фактура) в конце месяца на общее количество реализованного в течение месяца топлива. Количество топлива по счету-фактуре поставщика и по авансовым отчетам водителей (по отрывным купонам и кассовым чекам) должно совпадать.

Пример 1

Оплата поставщику за талоны регистрируется в программе документом Списание с расчетного счета с видом операции Прочие расчеты с контрагентами, где в качестве счета расчетов следует указать счет 76.05.

В результате проведения документа формируется бухгалтерская проводка:

Обратите внимание, для тех счетов, где поддерживается налоговый учет, соответствующие суммы вводятся в специальные ресурсы регистра бухгалтерии для целей налогового учета. В рассмотренных в данной статье примерах разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Поступление денежных документов отражается одноименным документом с видом операции Поступ­ление от поставщика (рис. 2).

Рис. 2. Поступление денежных документов

В шапке документа следует указать реквизиты первичного документа: дату и номер. Закладка От кого заполняется пользователем следующим образом:

Поле

Данные

«Контрагент»
и «Принято от»

Указывается поставщик ГСМ, от которого поступили денежные документы (выбирается из справочника «Контрагенты»)

Из одноименного справочника выбирается договор
с поставщиком, при этом вид договора должен иметь значение «Прочее»

Указывается счет 76.05

На закладке Денежные документы по кнопке Добавить выбираются поступающие денежные документы из справочника Номенклатура денежных документов. В Примере 1 денежный документ имеет вид Талоны на ГСМ (рис. 3). Указывается количество и сумма поступивших денежных документов.

Рис. 3. Номенклатура денежных документов

При проведении документа в регистр бухгалтерии вводятся проводки:

Выдача талонов водителю отражается документом Выдача денежных документов с видом операции Выдача подотчетному лицу. На закладке Кому указывается подотчетное лицо, которое выбирается из справочника Физические лица.

На закладке Денежные документы указывается наименование талона (выбирается из справочника Номенклатура денежных документов) и количество, например, 10 шт. Стоимость талонов рассчитывается автоматически.

В результате проведения документа формируется проводка:

Оприходование бензина, приобретенного водителем по талонам, и учет входного НДС по полученному бензину отражается документом Авансовый отчет (раздел Банк и касса). Допустим, водитель отчитался за все выданные ему талоны.

В шапке документа необходимо указать отчитывающееся подотчетное лицо и дату составления авансового отчета. Если в организации учет запасов ведется по складам, то следует заполнить поле Склад.

На закладке Авансы через кнопку Добавить следует выбрать документ Выдача денежных документов, согласно которому подотчетное лицо получало талоны.

Поскольку подотчетное лицо приобретало товарно-материальные ценности, в документе Авансовый отчет следует заполнить закладку Товары. На данной зак­ладке по кнопке Добавить заполняется табличная часть (рис. 4):

Рис. 4. Табличная часть на закладке «Товары» документа «Авансовый отчет»

При проведении документа Авансовый отчет формируются проводки:

Вычет НДС по приобретенному бензину будет отражен датой получения счета-фактуры при установленном флаге Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения в форме документа Счет-фактура полученный на поступление.

Для включения стоимости бензина в расходы необходимо создать документ Требование-накладная (раздел Производство).

Допустим, бензин, приобретенный по талонам, в соответствии с путевым листом был израсходован полностью. В шапке документа указывается дата списания ГСМ (последний день месяца) и заполняется поле Склад.

На закладке Материалы указываются наименование и количество (500 л) бензина. Если предварительно выполнены настройки номенклатуры, то счет учета заполняется автоматически. На закладке Счет затрат выбирается счет затрат, на который списываются материалы, например, счет 26 «Общехозяйственные расходы».

При проведении документа формируется проводка:

1С:ИТС

Как учитывать денежные документы в виде талонов, см. в «Справочнике хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8» раздела «Бухгалтерский и налоговый учет»:

Учет проездных документов

Расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы включаются в состав расходов на командировки (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Проездные документы (авиа- и железнодорожные билеты) могут приобретаться сотрудником, направляемым в командировку, самостоятельно. В этом случае работодатель обязан возместить сотруднику данные расходы (ст. 168 ТК РФ). Также организация может приобретать проездные документы через специализированные транспортные агентства.

Проездные документы оформляются на бланках строгой отчетности (п. 2 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Основанием для вычета НДС по расходам на перевозку работников к месту командировки и обратно является проездной документ, в котором налог выделен отдельной строкой. Такой билет или его копия регистрируется в книге покупок после утверждения авансового отчета работника (п. 18 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Часто все проездные документы приобретаются в бездокументарной форме (электронные билеты). При этом документами строгой отчетности являются:

Согласно разъяснениям Минфина России, при приобретении авиабилетов в электронном виде к вычету принимается сумма НДС, выделенная отдельной строкой в маршрут-квитанции электронного пассажирского билета, распечатанного на бумажном носителе (см. письма от 30.01.2015 № 03-07-11/3522, от 30.07.2014 № 03-07-11/37594). На практике данное разъяснение применяется и в отношении купона электронного железнодорожного билета.

Если работник летит в командировку самолетом, то для подтверждения расходов на перелет, помимо маршрут-квитанции электронного авиабилета, необходим еще и посадочный талон. Вместе с тем, организация вправе обосновать потребление услуги воздушной перевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенных авиабилетов (письмо Минфина России от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/84409).

Если работник едет в командировку железнодорожным транспортом, то документом, подтверждающим его расходы на проезд, будет являться контрольный купон электронного проездного документа (письмо Минфина от 14.04.2014 № 03-03-07/16777).

Каких-либо документов, свидетельствующих об оплате электронного билета (например, выписки по банковской карте) для подтверждения указанных расходов не требуется (письмо Минфина России от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/84409).

Действующее законодательство не содержит специальных норм, регламентирующих порядок учета электронных проездных билетов. Приобретение электронного проездного билета может учитываться как поступление денежного документа (так как электронный билет вполне соответствует его критериям) либо в качестве предоплаты транспортных услуг (поскольку услуги потребляются позже). Таким образом, порядок отражения данных операций в бухгалтерском учете организации необходимо отразить в учетной политике.

Пример 2

Сотрудник ООО «Конфетпром» направлен в командировку в г. Уфа с 09.04.2018 по 11.04.2018 (на 3 дня). Размер суточных, сог­ласно положению организации о командировках, составляет 700 руб. На личный счет сотрудника под отчет перечислено 9 000 руб.

Сумма НДС (10 %) выделена в билете отдельной строкой и составляет 930 руб. Стоимость сервисного сбора, взимаемого транспортным агентством, составляет 295 руб. (в т. ч. НДС 18 %). В соответствии с учетной политикой организации электронные проездные билеты учитываются как денежные документы.

По возвращению из командировки подотчетное лицо представляет авансовый отчет, к которому прикладывает документы, в том числе посадочный талон и документы от поставщика гостиничных услуг (на сумму 7 000 руб. без НДС).

Перечисление денежных средств на личный счет сотрудника, подтвержденное выпиской банка, отражается документом Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление подотчетному лицу. В поле Получатель указывается подотчетное лицо, которое выбирается из справочника Физические лица.

После проведения документа Списание с расчетного счета формируется бухгалтерская проводка:

Расчеты с трансагентством можно вести на счете 76.05 с помощью следующих документов:

При этом договор с трансагентством должен иметь вид:

Таким образом, расчеты с трансагентством в Примере 2 ведутся по двум договорам с разными видами.

Оплата в адрес трансагентства регистрируется документом Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику (по договору с видом С поставщиком). После проведения документа сформируется бухгалтерская проводка:

После проведения стандартного документа Поступление (акт, накладная) с видом операции Услуги, в регистр бухгалтерии вводятся записи:

Приобретение электронного билета отражается документом Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика. В Примере 2 денежный документ имеет вид Билеты. При проведении документа в регистр бухгалтерии вводится запись:

По договору с видом Прочее зачета аванса не происходит. Для зачета аванса поставщику (по договору с видом С поставщиком) можно использовать документ Корректировка долга с видом операции Списание задолженности, после проведения которого сформируется проводка:

Выдача электронного билета подотчетному лицу оформляется документом Выдача денежных документов с видом операции Выдача подотчетному лицу и отражается проводкой:

По возвращению из командировки подотчетное лицо представляет авансовый отчет. Для включения расходов по командировке в затраты и учета входного НДС создается документ Авансовый отчет. На закладке Авансы через кнопку Добавить указываются документы:

Сведения о расходах по командировке (проезд, проживание и суточные) отражаются на закладке Прочее. Данная закладка заполняется согласно документам, представленным подотчетным лицом. В полях указывается следующие данные (рис. 5):

Рис. 5. Табличная часть на закладке «Прочее» документа «Авансовый отчет»

Поле

Данные

Вводится информация о первичных документах

Выбирается соответствующий расходу элемент из справочника «Номенклатура»

Указывается сумма и ставка налога по документу, поле «Всего» рассчитывается автоматически

Выбирается контрагент из одноименного справочника (для суточных данное поле не заполняется)

Устанавливаются флаги для регистрации электронного билета в качестве бланка строгой отчетности. При этом поле «Реквизиты счета-фактуры» заполнится автоматически по номеру и дате БСО из поля «Документ (расхода)». После выполнения команды «Записать» в поле «Реквизиты счета-фактуры» документа «Авансовый отчет» автоматически добавляется ссылка на созданный документ «Счет-фактура (бланк строгой отчетности)»

«Счет затрат / Подразделение»

Указывается счет затрат по бухгалтерскому учету, в дебет которого будут включены расходы по командировке (например, 26 «Общехозяйственные расходы»). Если ведется учет по подразделениям, указывается соответствующее подразделение

Указывается аналитика к счету затрат (для счета 26 статья затрат «Командировочные расходы»)

«Счет затрат НУ» и «Субконто НУ»

По умолчанию заполняются по данным бухгалтерского учета. При необходимости их можно отредактировать

По умолчанию устанавливается счет 19.04 «НДС по приобретенным услугам» (при необходимости можно выбрать другой счет учета НДС)

При проведении документа Авансовый отчет формируются проводки:

Вычет НДС по электронному авиабилету будет отражен датой авансового отчета при установленном флаге Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения в форме документа Счет-фактура (бланк строгой отчетности).

Если флаг снять, то вычет можно отразить документом Формирование записей книги покупок.

Чтобы посмотреть состояние расчетов с подотчетным лицом, можно воспользоваться отчетом Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».

В оборотно-сальдовой ведомости по счету 71.01 кредитовое сальдо составляет 100 руб. Это означает, что организация должна выплатить перерасход денежных средств подотчетному лицу (наличными из кассы или путем перечисления на банковскую карту сотрудника).

Обмен и возврат проездных документов

На практике случаются ситуации, когда билет приходится возвращать или обменивать. При этом за возврат или обмен проездного документа (в т. ч. и электронного) перевозчик удерживает комиссию (штраф). Транспортное агентство при этом также может взимать дополнительную плату за свои услуги.

Если обмен или возврат билета обусловлен производственной необходимостью, то организация может отнести к расходам для целей налогообложения прибыли как стоимость первоначально приобретенного (за минусом возвращенной авиакомпанией суммы), так и нового билета (письмо Минфина России от 02.05.2007 № 03-03-06/1/252). Расходы в виде штрафа за переоформление и возврат билетов уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций (письмо Мин­фина России от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890).

Пример 3

После проведения документа Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику сформируется бухгалтерская проводка:

Обмен авиабилета через трансагентство отражается документами:

Дополнительно следует сформировать документ Поступление (акт, накладная) с видом операции Услуги для отражения дополнительных расходов на услуги трансагентства (590 руб.). При заполнении документа Поступление денежных документов с видом операции Поступление от подотчетного лица на закладке От кого заполняются реквизиты Подотчетное лицо и Принято от (ФИО сотрудника для печатной формы).

На закладке Денежные документы указывается наименование денежного документа, количество (1 шт.), а его стоимость заполняется автоматически. После проведения документа формируется проводка:

Рис. 6. Возврат денежного документа поставщику

Дополнительно требуется заполнить реквизиты на закладке Счета доходов и расходов для отражения разниц между учетной стоимостью денежных документов и суммой возврата:

После проведения документа сформируются проводки:

Затем следует создать новый документ Поступление денежных документов с видом операции Поступление от поставщика, где отразить поступление нового авиа­билета. После проведения документа сформируются проводки:

Дальнейшие действия с электронным билетом аналогичны действиям, описанным в Примере 2.

Учет неиспользованных проездных документов

Вернуть или обменять проездной документ удается не всегда. Например, билет был приобретен без права возврата, или время для возврата уже было упущено. Если поездка сорвалась по уважительным причинам, то организация вправе учесть при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходы по неиспользованному авиабилету (письмо Минфина России от 14.04.2006 № 03-03-04/1/338).

Пример 4

Списание неиспользованного проездного документа и учет его стоимости в расходах можно отразить документами:

В документе Выдача денежных документов с видом операции Прочая выдача на закладке Кому необходимо заполнить счет дебета и аналитику учета затрат на приобретение неиспользованного билета (рис. 7):

Рис. 7. Списание неиспользованного проездного документа

Поле Выдано используется только для печатной формы, и его можно не заполнять.

На закладке Денежные документы указывается наименование и количество списываемого денежного документа, при этом его стоимость заполняется автоматически.

После проведения документа сформируется проводка:

1С:ИТС

Подробнее об авансовом отчете по командировке на территории РФ и об оформлении в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) см. в «Справочнике хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8» раздела «Бухгалтерский и налоговый учет».

Источник

Операционные системы и программное обеспечение