форма журнала выдачи ключей

Содержание

Журнал выдачи ключей от помещений

Для систематизации записей о выдаче и возврате ключей от помещений используют специальный журнал. Он также позволяет контролировать, кто из сотрудников, когда и от какого объекта, кабинета или офиса брал ключи. Заполняет документ ответственный за выдачу ключей сотрудник или специалист службы охраны. Это зависит от того, на каком предприятии или в какой организации ведется учет.

Общие сведения

Выдавать ключи от объекта уполномоченный на это сотрудник обязан при предъявлении документа. Цель такого действия — уменьшить вероятность несчастных случаев или краж на предприятии, проследить, имеет ли доступ к объекту или офису берущий ключ сотрудник.

Документ должен постоянно быть на рабочем месте. А после того как будет заполнена последняя строка таблицы, журнал отправляют на хранение в специальное помещение с остальными документами компании. Хранить его нужно в течение 3 лет.

Как правильно заполнять журнал

Утвержденной формы такого журнала нет. Но структура документа, как правило, всегда одинакова, независимо от типа предприятия.

Журнал представляет собой книгу, внутри которой находится таблица. Титульный лист заполняется так:

Бланк содержит таблицу, графы которой должны включать следующую информацию:

К сведению! В некоторых бланках может присутствовать графа «Примечание». Заполняется она по желанию. Образец заполнения журнала и пустой бланк можно скачать на нашем сайте.

Изготовленный в типографии бланк может иметь также сквозные отверстия для шнуровки. Так как унифицированной формы нет, возможны различные варианты названия документа и внешний вид.

Источник

Образец журнала выдачи ключей от электроустановок

Журнал учета выдачи ключей от электроустановок — это реестр, который служит для контроля за дисциплиной работников, минимизации несчастных случаев и поддержания порядка на предприятии при технической эксплуатации электрических установок. Он помогает отслеживать, кому и когда был предоставлен доступ к оборудованию.

О необходимости ведения такого документа на рабочих местах оперативного персонала гласит Приказ Минэнерго России от 13.01.2003 N 6 «Об утверждении Правил технической эксплуатации электроустановок потребителей».

Если при возникновении опасной или чрезвычайной ситуации или при проверке нужно выяснить, кто и когда открывал дверь установки для доступа к объекту, обращаются к информации, которую содержит журнал выдачи ключей от электроустановок. Вся оперативная документация подлежит хранению в установленном порядке, так как относится к документам строгого учета.

Порядок хранения и выдачи ключей от электроустановок

Положения Правил, касающиеся хранения и передачи ключей, таковы:

Согласно п. 3.13 указанных Правил, ключи выдаются не любому сотруднику, а только:

Возвращают их ежедневно после завершения работы с установкой или проведения её осмотра. Исключение — работа с установками, не имеющими местного оперативного персонала. В этом случае их разрешается отдать ответственному руководящему сотруднику не позже следующего рабочего дня.

Обязанность по обеспечению учёта лежит на работодателе, который при оформлении документа может использовать образец журнала выдачи ключей от электроустановок, показанный в статье.

Форма и содержание журнала

Официально утвержденной формы этого документа нет, но на практике принята табличная форма журнала выдачи ключей от электроустановок. Приобретите уже готовый бланк (они изготавливаются типографиями) или создайте его самостоятельно. Содержание обычно выглядит так:

На обложке документа указываются:

Записи вносятся аккуратно, желательно чернилами одного цвета. Страницы нумеруются (в готовых документах они уже пронумерованы), а после того, как место закончится, журнал заверяется печатью организации, подписью ответственного лица и сдаётся на хранение делопроизводителю. Работник, принимающий журнал на хранение, присваивает ему порядковый номер и прошнуровывает: оставшаяся часть шнура приклеивается к последней странице частью листа бумаги, на котором указано количество страниц. Срок хранения документа — 45 лет. После сдачи документа на хранение сразу заводится новый.

Образец заполнения

Заполнение документа не представляет особой сложности — достаточно использовать образец журнала выдачи и возврата ключей от электроустановок и соблюдать основные правила ведения, учета и хранения документации.

Источник

Приказ о порядке хранения и выдачи ключей от электроустановок

Электроустановки представляют собой объекты с повышенной опасностью, находящиеся под напряжением. По этой причине доступ к ним ограничен посредством замка. Доступ к ключам от этого замка нужно контролировать. Для этого используются различные документы.

Основные особенности

Выдача ключей учитывается оперативным штатом. Если он отсутствует, то ответственность за это может быть возложена на технических сотрудников и управленцев. Для обеспечения контроля ключи требуется пронумеровать. Храниться они должны в ящиках, которые запираются. Желательно, чтобы имелись и основные, и запасные комплекты.

Ключи могут выдаваться этим специалистам:

Ключи предоставляются исключительно под расписку. Если напряжение в установке превышает 1 000 Вольт, доступ будет ограничен дополнительно. В этом случае ключи могут выдаваться только представителям оперативного персонала. Возвращаться они должны каждый день по завершению работ. Возврат фиксируется в специальном журнале.

ВАЖНО! Предоставление ключей заверяется подписью специалиста, ответственного за выдачу, и подписью лица, получающего ключи.

Приказ

Порядок хранения и предоставления ключей устанавливается приказом. Составляется распоряжение в свободной форме. Его образец:

О порядке хранения и предоставления ключей

На основании норм охраны труда при использовании электроустановок

1. Ключи пронумеровать. При этом использовать порядковые номера.
2. Хранить комплект в ящике, который запирается.
3. Оперативным сотрудникам отдать рабочий комплект ключей, занимающимся электрохозяйством – запасной.
4. При предоставлении ключей делать запись в специальном журнале.
5. Ключи сдавать по окончанию рабочей смены.
6. За контроль над исполнением распоряжения назначить ответственным энергетика Петрова Олега Григорьевича.

Руководитель компании А.С. Григоньян (подпись)

Дополнительное документальное сопровождение

Любые манипуляции с ключами нужно отражать в журнале. Информацию рекомендуется представлять в форме таблицы со следующими колонками:

Журнал необходимо пронумеровать, поставить на нем печать организации. На нем также должна стоять подпись лица, ответственного за электрохозяйство.

Источник

Образец журнала выдачи ключей от электроустановок

О необходимости ведения такого документа на рабочих местах оперативного персонала гласит Приказ Минэнерго России от 13.01.2003 N 6 «Об утверждении Правил технической эксплуатации электроустановок потребителей».

Если при возникновении опасной или чрезвычайной ситуации или при проверке нужно выяснить, кто и когда открывал дверь установки для доступа к объекту, обращаются к информации, которую содержит журнал выдачи ключей от электроустановок. Вся оперативная документация подлежит хранению в установленном порядке, так как относится к документам строгого учета.

Порядок хранения и выдачи ключей от электроустановок

Ранее порядок хранения регулировали Межотраслевые правила по охране труда (Правила безопасности) при эксплуатации электроустановок (п. 1.3. 12). Фактически они утратили силу в связи с изданием Приказа Минтруда России от 24.07.2013 N 328н, утвердившего новые Правила по охране труда при эксплуатации этого оборудования.

Положения Правил, касающиеся хранения и передачи ключей, таковы:

Согласно п. 3.13 указанных Правил, ключи выдаются не любому сотруднику, а только:

Возвращают их ежедневно после завершения работы с установкой или проведения её осмотра. Исключение — работа с установками, не имеющими местного оперативного персонала. В этом случае их разрешается отдать ответственному руководящему сотруднику не позже следующего рабочего дня.

Обязанность по обеспечению учёта лежит на работодателе, который при оформлении документа может использовать образец журнала выдачи ключей от электроустановок, показанный в статье.

Форма и содержание журнала

Официально утвержденной формы этого документа нет, но на практике принята табличная форма журнала выдачи ключей от электроустановок. Приобретите уже готовый бланк (они изготавливаются типографиями) или создайте его самостоятельно. Содержание обычно выглядит так:

На обложке документа указываются:

Записи вносятся аккуратно, желательно чернилами одного цвета. Страницы нумеруются (в готовых документах они уже пронумерованы), а после того, как место закончится, журнал заверяется печатью организации, подписью ответственного лица и сдаётся на хранение делопроизводителю. Работник, принимающий журнал на хранение, присваивает ему порядковый номер и прошнуровывает: оставшаяся часть шнура приклеивается к последней странице частью листа бумаги, на котором указано количество страниц. Срок хранения документа — 45 лет. После сдачи документа на хранение сразу заводится новый.

Образец заполнения

Заполнение документа не представляет особой сложности — достаточно использовать образец журнала выдачи и возврата ключей от электроустановок и соблюдать основные правила ведения, учета и хранения документации.

Источник

Журналы учета электронных подписей: как вести и хранить

Статья будет полезна, если в вашей организации есть хотя бы один ключ электронной подписи — тогда вам, скорее всего, нужно вести журналы учета ключей подписи. Кто обязан это делать и как, расскажем в статье.

Что такое журналы учета ключей ЭП

Журналы учета средств криптографической защиты информации (СКЗИ) или ключей электронной подписи (ЭП или ЭЦП) помогают следить за перемещением средств криптозащиты и ключей подписи в организации. В них отражается кто получил ключ подписи, сдал ли его при переходе на другую должность или увольнении, знаком ли сотрудник с правилами работы со средствами электронной подписи. Журналы нужны предприятиям, которые используют ЭП и СКЗИ, например, КриптоПро CSP или ViPNet CSP.

Кому нужно вести журналы учета ключей ЭП

Лицензиаты ФСБ

Эти компании оказывают платные услуги, связанные с использованием СКЗИ: их разработкой, распространением, установкой, обслуживанием и т.д. Это могут быть удостоверяющие центры, которые выпускают сертификат электронных подписей, или, например, дистрибьюторы СКЗИ.

К лицензиатам предъявляется самый большой список требований по соблюдению инструкции. Они должны создать у себя орган криптографической защиты информации, разработать свой регламент по соблюдению инструкции и вести журналы учета ключей ЭП и СКЗИ. Орган криптозащиты контролирует, как организация соблюдает инструкцию из приказа ФАПСИ №152.

Организации, которые не являются лицензиатами ФСБ

Обязательно соблюдать приказ ФАПСИ №152 и вести журналы учета ключей ЭП должны предприятия, которые используют СКЗИ для защиты конфиденциальной информации, если такая информация по закону подлежит защите — например, для персональных данных или при передаче отчетности. В приказе их называют «обладатели конфиденциальной информации».

Если организации используют СКЗИ для защиты информации, не подлежащей обязательной защите, то требования инструкции ФАПСИ носят рекомендательный характер. Например, это касается компании, которая приобрела сертификат ЭП и средства криптозащиты только для внутреннего пользования — подписания внутренних документов, шифрования результатов своей работы.

Организациям, которые будут соблюдать требования приказа ФАПСИ №152, нужно создать регламент хранения и использования электронных подписей на основе утвержденной приказом инструкции и вести журналы учета. Сделать это можно одним из двух способов:

Какие журналы учета вести

Инструкция устанавливает два типа журналов:

Способ заполнения журнала отличается в зависимости от типа СКЗИ, от того кто ведет журнал: обладатель ключей ЭП или орган криптографической защиты. Подробно детали заполнения описаны в приказе ФАПСИ № 152.

Форма журнала поэкземплярного учета для органа криптографической защиты — для лицензиатов ФCБ:

Форма журнала поэкземплярного учета для обладателей конфиденциальной информации:

Типовая форма технического (аппаратного) журнала:

Чтобы скачать формы для заполнения журналов, перейдите по ссылке.

Что такое порядок использования и хранения ключей ЭП и СКЗИ

Кроме журналов учета инструкция также рекомендует организациям разработать и соблюдать свой регламент хранения и использования ключей ЭП. Для регламента нет единой типовой формы, поэтому компания может разработать документ самостоятельно. Для этого нужно изучить инструкцию и адаптировать требования именно под свою компанию.

Несмотря на то, что регламент в разных компаниях будет отличаться, есть общие требования — регламент должен указывать правила, по которым в организации:

Что будет, если не соблюдать инструкцию и не вести журналы учета

Источник

Операционные системы и программное обеспечение