форма журнала учета рабочего времени сотрудников

Содержание

Журнал учета рабочего времени сотрудников

Журнал учета рабочего времени сотрудников востребован на большинстве предприятий, где есть наемный персонал. Этот документ не является обязательным, однако его наличие позволяет решить множество вопросов и предупредить развитие неприятных для обеих сторон трудовых отношений ситуаций.

Зачем нужен документ

Прежде чем ответить на этот вопрос, остановимся подробнее на собственно понятии «рабочее время». Как известно, стандартная рабочая неделя длится 40 часов – по 8 часов в день. В этот период работник должен выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии.

На основании отработанного времени начисляется заработная плата. Все часы, которые сотрудник провел на работе сверх этой законодательно установленной нормы, оплачиваются по двойному тарифу. А вот если работник недорабатывает время, руководство вправе применить к нему определенные санкции.

Чтобы урегулировать вопросы, связанные с установлением реально отработанных рабочих часов, разрабатывается журнал учета рабочего времени.

Сведения в журнал вносятся по каждому работнику организации отдельно.

Таким образом, документ необходим обеим сторонам трудовых взаимоотношений, поскольку он выполняет сразу несколько функций:

Иногда документ может стать обосновывающей причиной для наложения на сотрудника, нарушившего трудовой распорядок, дисциплинарного взыскания.

Как учитывать рабочее время

Существует несколько методов учета рабочего времени:

Как вести журнал

Журнал допускается вести в электронном и бумажном виде.

Электронный способ ведения журнала возможен в разных форматах – в зависимости от того, какое программное обеспечение использует работодатель. Есть бюджетные формы, почти все действия в которых проводятся вручную, а есть более сложные, «продвинутые», полностью автоматизированные системы, передающие сведения напрямую в бухгалтерские программы (обычно доступ к такому ПО происходит только при наличии ключа у сотрудника).

В любом случае, электронная форма документа удобна, т.к. позволяет экономить время, силы и дает возможность легко контролировать рабочее время сотрудников исходя из таких показателей, как несанкционированные отлучки, сверхурочная работа, больничные и т.д.

Если журнал ведется в бумажном виде, то все его листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи «суровой» нити (степлер использовать нельзя), потом проставить на последней странице количество листов, проштамповать (при условии, что печать используется в работе организации) и поставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. В дальнейшем следует удостоверять автографом каждую заполненную страницу документа.

Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Ответственный работник отвечает не только за достоверность внесенной в журнал информации, но и за своевременную и полную ее передачу специалистам для начисления заработной платы, а также выполнения всех прочих необходимых действий.

Образец журнала учета рабочего времени сотрудников

Если вам нужно создать журнал учета рабочего времени сотрудников, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа.

Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри компании и утвержденному руководством, а также профсоюзным органом (при его наличии).

Как и оформление журнала, его структура и текст в полной мере отдаются на откуп работникам предприятия.

На титульном листе рекомендуется написать:

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, в которую необходимо внести следующие данные:

Если требуется, таблицу можно дополнить и другими данными (к примеру, о том, почему сотрудник ушел с рабочего места в течение дня).

Сколько времени и как хранить документ

Журнал учета рабочего времени сразу после окончания ни выбрасывать, ни утилизировать нельзя. Его необходимо хранить либо срок, установленный в законодательстве, либо период, прописанный в учетной политике фирмы (но не меньше пяти лет). Только по истечении этого времени журнал можно уничтожить с соблюдением установленной для деловой документации процедуры.

Источник

Журнал учета рабочего времени

Журнал учета рабочего времени позволяет осуществить контроль над рабочей дисциплиной трудящихся на производстве. Каждый сотрудник обязан выполнять соблюдение правил внутреннего трудового распорядка.

Иногда в жизни сотрудников бывают случаи, когда им необходимо отлучиться в рабочее время. В таких ситуациях отсутствие не будет воспринято как прогул, если трудящийся своевременно поставил в известность начальника звена и об этом внесена соответствующая запись в журнал учета рабочего времени.

Все эти обстоятельства объясняют основное назначение книги: в нее вносят записи для определения фактически отработанного времени по каждому сотруднику предприятия.

Что это за журнал?

Периоды присутствия на рабочем месте характеризуются определенной продолжительностью с предоставлением обязательных обеденных перерывов. В каждом учреждении оно определяется трудовым и коллективным договором с профсоюзным комитетом. За тот период, когда рабочий выполняет трудовую практику, он получает зарплату.

Образец заполнения Журнала учета рабочего времени и служебных поездок

В ТК РФ и других законодательных актах об использовании труда наемных рабочих установлено, что длительность работы на предприятии ограничивается 40 ч на протяжении недели. В соответствии с этим разрабатываются правила внутреннего распорядка, основанные на специфике производства каждого предприятия, и устанавливается ежемесячный график выходов. В подразделениях организации оговаривается время начала и окончания смены и период для обеденного перерыва.

Отметки о времени, использованном для выполнения производственных обязанностей или отсутствии сотрудника на работе, простое и т.д. вносят в журнал учета рабочего времени.

Законодательное регулирование ведения данного документа

Требования об специальном учете рабочих часов, во время которых работник выполняет свою трудовую повинность, изложены в ТК РФ. Статья 91 обязывает управленцев организаций вести фиксацию времени, которое отрабатывает каждый сотрудник. Затем часы работы переносят и суммируют в табеле для дальнейшего использования и начисления зарплаты.

Четко сформулированного обязательства о ведении журнала учета в законодательстве нет. Но его наличие и использование в ходе деятельности компаний упрощает учет и улучшает качество трудовых резервов.

Для соблюдения трудовой дисциплины трудящимся необходимо выполнять такие обязательства:

При этом наниматель должен обеспечить следующее:

Во время выполнения трудовых обязанностей во время рабочей смены категорически запрещено отвлекать или освобождать труженика от производственного процесса по неуважительным причинам.

Нанимателю необходимо организовать строгое фиксирование времени явки трудящихся на работу и сроков, когда они покидают предприятие. При этом, прежде, чем приступить к выполнению обязанностей, каждый сотрудник должен зарегистрировать момент прихода на работу, а по окончании трудового дня время ухода. Эти данные выписываются в специальные табеля использования рабочего времени определенной формы, специальных годовых табельных карточках, прочих документах.

В какой форме составляется?

Предприятия в РФ используют 3 типа учета рабочего времени:

Наиболее удобную форму журнала для своей организации подбирает руководство, основываясь на видах работы, графике выходов и продолжительности смены.

Как правильно вести учет суммированного рабочего времени сотрудников, рассказано в следующем видео уроке:

Издание приказа о введении журнала рабочего времени

На небольших предприятиях наниматель может сам заполнять журнал учета рабочего времени. Но возможен и вариант назначения ответственного лица, контролирующего регистрацию времени работы трудящихся. Такую обязанность могут вменить в должностной инструкции или по приказу руководителя.

Лицо, ответственное за регистрацию рабочего времени в данном журнале, выполняет следующие должностные обязанности:

Сотрудник, которому поручено ведение журнала учета рабочего времени, несет полную ответственность за корректное отражение данных.

Ответственность за ведение

Ответственное лицо при невыполнении поручения или из-за выявленного нарушении порядка ведения журнала несет административное наказание, которое может быть наложено Федеральной инспекцией труда.

В обязанности сотрудника входит контроль регистрационных записей в книге и передача реестра для текущих проверок.

Требования к оформлению

Но порядок оформления такого реестра может быть описан в правилах внутреннего трудового распорядка.

Если в них указано, что страницы журнала должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью организации, то ответственному лицу необходимо выполнить такие требования в точности.

В журнале учета нужно сшить бланки, которые будут иметь такие наименования ячеек в таблице:

В столбцы бланков будут вносить информацию сами сотрудники или ответственное лицо.

Порядок заполнения

Наемный труженик при подписании трудового договора обязуется выполнять возложенные производством обязанности в течение определенного рабочего времени. Работодатель со своей стороны обязывается оплачивать ему зарплату за выполнение трудовой повинности.

При этом для определения размера вознаграждений за труд требуется знать, сколько времени фактически отработал трудящийся.

В ходе производственной деятельности у наемного работника фиксируются все события, относящиеся к приходу и уходу с работы. Всю нужную информацию для учета рабочего времени отражают в журнале. Это способствует определению фактически отработанных часов.

Информация в журнале должна отражаться предельно кратко. Обязательному заполнению подлежит:

Помимо этих пунктов в отдельных ячейках указывают:

Последняя графа отводиться для подписи лица, ответственного за регистрацию записей в журнале.

Исправление ошибок

Журнал ведут аккуратно. Нужно избегать наличия в нем зачисток, ошибок и исправлений. Но если допущена существенная ошибка, то неправильную запись вычеркивают и ставят подпись ответственного лица за ведение журнала.

Сведения необходимо продублировать и внести достоверную информацию.

Сроки хранения

В положениях статьи 586 Перечня типовых управленческих архивных документов указано, что заполненные журналы учета рабочего времени, табели, графики должны быть заархивированы на предприятии на 5 лет.

Но в тех организациях, где условия труда рабочих являются вредными, тяжелыми, или опасными, срок хранения перечисленных документов продлевается до 75 лет.

Нюансы ведения и заполнения журнала ненормированного рабочего времени, переработки и командировок

Если на предприятии сотрудники ездят в командировки или работают в неурочное время, то с целью учета допускается добавление нужных граф. Например, это может быть поле для заполнения данных при сверхурочных работах или о причинах опоздания на работу.

Преимущество использования данного документа для учета трудовых часов очевидно. У тех, кто контролирует сотрудников и вносит информацию о фактическом рабочем времени, не происходит превышение трудовых норм и улучшается дисциплина штата, что положительно отражается на производительности труда и, как следствие, увеличении прибыли и успешной деятельности компании.

О том, как создать Табель учета рабочего времени в 1С, рассказано в данном видеоролике:

Источник

Как заполнять журнал учета рабочего времени сотрудников — образец для скачивания

Для фиксирования факта прибытия и ухода персонала, а также время отсутствия на рабочем месте применяется журнал учета рабочего времени.

Работодателям необходимо вести учет отработанных часов, способ регистрации информации можно выбрать любой.

Назначение журнала учета рабочего времени сотрудников

Когда компания основывает ведение документации на положениях Трудового кодекса, вероятность возникновения конфликтов из-за ошибок подсчета отработанного времени и его оплаты сведена к минимуму.

Рабочим временем считается период исполнения сотрудником своих трудовых обязанностей, прописанных в трудовом соглашении и правилах внутреннего трудового распорядка.

Вне зависимости от формы собственности компании и ее юридического статуса необходимо регистрировать отработанное время в журнале. В этом заинтересованы и работодатель, и сотрудники.

Для трудоустроенного гражданина учет является гарантией переработки сверх установленных норм, а при ее возникновении — оплаты дополнительной работы.

Работодатели с помощью журнала отслеживают прогулы, планируют отпуска, командировки.

Трудолюбивые и дисциплинированные работники достойны материального поощрения, а нарушители порядка — взысканий.

Отсутствие сотрудника на рабочем месте в течение 1 дня без уважительной причины является прогулом. За одно нарушение сотруднику выносится выговор, повторный инцидент сопровождается увольнением (ст.81 ТК РФ). При почасовой оплате труда журнал учета имеет еще большее значение.

Учет трудовых дней осуществляется несколькими методами:

Эти периоды наиболее распространенные, на практике предприятия вправе установить иной временной отрезок. Максимальный срок установлен законом и равен 1 году, 3 месяца на вредных и опасных условиях труда.

Учетный период выбирается в соответствии с графиком работы каждый отдельной должности. Суммированный метод часто применяется на предприятиях с вахтовым принципом координации труда, а также на иных организациях, где часто возникают переработки или недоработки по времени.

При расчете средней продолжительности рабочего дня можно привести ее к норме, нивелировав эти отклонения от необходимого уровня.

Порядок ведения и заполнения

Строго утвержденного способа ведения учета отработанных часов в законодательстве нет. Предприятия сами выбирают бланки и формы для использования.

Установленные правила четко соблюдаются и закрепляются в учетной политике предприятия.

Для исполнения трудового распорядка назначается ответственный специалист, в крупных компаниях ответственное лицо есть в каждом отделе. Обязанности таких специалистов фиксируются в приказе или трудовом контракте и могут возлагаться на любого сотрудника.

Записывать приход и уход персонала можно на бумаге или при помощи компьютерных программ. Бумажные бланки приобретаются в типографии или оформляются своими силами и распечатываются.

Если учетной политикой компании организации закреплена норма составления такого документа в качестве первичного, то требования по правильному оформлению соблюдаются неукоснительно.

Указанная книга прошивается, нумеруется, заверяется подписью руководителя и печатью компании. Подобный метод ведения документации защищает информацию от ее искажения, заменить и удалить листы невозможно.

При заполнении учетного реестра не допускаются исправления и помарки, маскировка ошибок корректором. Неправильная запись вычеркивается, ниже прописывается верные сведения и подпись ответственного специалиста.

Журнал учета представляет собой таблицу и включает в себя графы:

Содержание книги может изменятся и подстраиваться под определенное предприятие. Если в компании командировки для персонала не предусматриваются, то ненужные графы исключаются из документа.

Ведение журнала — наиболее привычный и известный вариант, успешно используемый на многих предприятиях, но несколько устаревший с точки зрения технического прогресса.

Конкретизация и контроль режима рабочего времени нужна в любой компании. За нарушение требований о труде и его охране возможно наложение штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ с должностных лиц от 1 до 5 тыс. рублей, с юридического лица — от 30 до 50 тыс. рублей.

Источник

2 способа ведения журнала учета рабочего времени по предприятию

Взаимоотношения работника и работодателя включают в себя много нюансов, один из которых – соблюдение трудового графика. Еще при трудоустройстве будущий сотрудник понимает, что в нужное время и в обозначенные часы он должен заниматься прямыми обязанностями.

Законодательная база и цели учета отработанного времени

Соблюдение трудового кодекса РФ максимально возможно предотвращает спорные ситуации вокруг рабочих часов.

Время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности так, как это регламентируется трудовым договором и внутренним распорядком, называется рабочим временем. Организации обязаны вести учет часов, которые фактически отрабатывает каждый сотрудник.

Закон защищает обе стороны трудового договора.

С точки зрения сотрудника, руководство не вправе принудить отрабатывать часы сверх установленного государством предела. Нормальная рабочая неделя не должна превышать 40 часов. Лимит имеют и сверхурочные работы – не более 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

! Не забывайте, что по статье 81 ТК РФ работодатель может по своей инициативе расторгнуть трудовой договор с сотрудником, если последний отсутствует на рабочем месте в течение всего рабочего дня (смены) без уважительных причин,т. е. за прогул.

При почасовых ставках заработной платы контроль рабочего времени необходим обеим сторонам.

Контроль рабочего времени сотрудников: основные способы

В России общепринятыми считаются 3 способа учета отработанного времени в сумме за конкретный период:

За основу берется промежуток, по истечении которого подводится итог. Приведенные методы не единственные, наниматель волен выбирать период по своему усмотрению.

Единственное, на что четко указывает закон, это максимальный контрольный срок суммированного учета времени – 1 год, а для работников, занятых на вредном производстве, – 3 месяца.

Чаще всего работодатель выбирает способ в зависимости от рабочего графика сотрудника. Поясним: ежедневный учет затрудняется, если подчиненные работают посменно сутками. При работе вахтовым методом может возникнуть ситуация, когда за один период – например, месяц – выходит переработка, а за другой количество рабочих часов снижается.

В таком случае работодатель применяет суммированный учет рабочих часов и уже в увеличенном отчетном периоде – например, за квартал – излишков быть не должно.

Из-за возможных переработок в разных промежутках времени сотрудник при устройстве на работу должен четко понимать, график укладывается в нормальную рабочую неделю (40 часов) или по отношению к нему применят суммированный учет времени.

Это ключевой пункт в условиях трудового договора, и в случае его изменения наниматель обязан известить подчиненного.

Что такое сдельная система оплаты труда и как рассчитать зарплату при таком способе оплаты – читайте здесь.

Ведение журнала учета рабочего времени

Обозначим сведения, которые содержатся в документе:

1) порядковый номер;

3) ф. и. о. и занимаемая должность сотрудника;

4) время, когда подчиненный пришел на работу;

5) время ухода с работы;

6) подпись сотрудника;

7) количество отработанных часов;

8) комментарии, необходимые, если сотрудник опоздал либо не полностью отработал день (смену).

Что такое повременная система оплаты труда и в каких случаях ее использование на предприятии экономически оправдано и эффективно – узнайте в нашей новой публикации.

Образец журнала учета рабочего времени с пустыми графами для внесения конкретных данных по предприятию:

Образец бланка журнала учета рабочего времени.

В зависимости от конкретной организации и особенностей труда пункты могут варьироваться. Неизменным останется подсчет количества отработанных часов, что и контролирует работодатель.

Журнал учета рабочего времени – образец заполнения по предприятию:

Образец заполнения журнала учета рабочего времени.

Способы ведения журнала

Закон не устанавливает точного бланка для журнала учета рабочих часов, а предоставляет некую свободу нанимателю, поэтому возможно 2 варианта.

Ручная версия предусматривает наличие специальной книги, часто с возможностью прошнуровки. По мере надобности записи заносятся ответственным сотрудником. В ряде организаций с наличием «бумажного» журнала каждый сотрудник самостоятельно вносит время прибытия/убытия и подтверждает данные личной подписью.

Электронная версия документа определена выбором программного обеспечения. Спектр начинается с простейшего ПО, в которую данные заносятся вручную.

Но и в этой программе предусматривается формирование автоматической отчетности. Кроме экономии сил и времени ответственного, работодатель получает выборку по конкретным параметрам, таким как сверхурочная работа или отпуска и больничные.

Более сложное ПО предполагает автоматическую регистрацию времени входа и выхода сотрудника с работы. Реализуется это с помощью индивидуальных карт доступа и электронных замков (контроллер регистрации или турникет).

Еще один вид электронных систем, которые распространяются в крупных городах, — биометрический контроль сотрудников. Заключается метод в использовании отпечатка пальца как пропуск на работу.

Как правильно вести журнал регистрации приказов по основной деятельности и для чего необходим этот документ, вы можете узнать тут.

Табель учета рабочего времени

Итак, как уже уточнялось выше, работодатель обязан считать, сколько часов фактически отработал сотрудник. Но при этом журнал учета рабочего времени, где фиксируется время прихода и ухода подчиненного, необязателен. Каким образом тогда государство контролирует соблюдение ТК?

На основании договора при устройстве на работу каждому работнику выделяется табельный номер, который в дальнейшем фигурирует в таких документах, как например, личное дело и расчетный лист заработной платы.

Указанный номер сохраняется за сотрудником даже при смене отдела или должности, а после увольнения остается свободным еще в течение трех лет. В соответствии с индивидуальным номером в табель вносится информация о каждом сотруднике.

Принято две стандартные формы ведения табеля учета графика, утвержденные Госкомстатом в 2004 году. При ручном методе заполнения документа используется форма Т-12, если организация установила турникет – форма Т-13. По перечню пунктов обе формы схожи, поэтому содержание документа обозначим на примере версии Т-12.

Заполнение табеля начинается вверху страницы, где указывают названия организации и структурного подразделения, к которому относится документ. Следом вносятся даты отчетного периода и дата составления.

Ниже в виде таблицы отслеживается результат работы каждого сотрудника за отчетный период – рабочие дни, пропуски, итоговое количество часов. Специальная кодировка в ячейках указывает на причину неявки на работу.

Образец табеля учета рабочего времени в электронной форме.

Возможно два варианта заполнения дней:

Отдельной графой учитываются сверхурочные, ночные часы, работа в праздничные и выходные дни.

Форма Т-12 дополнена вторым разделом – «Расчет с персоналом по оплате труда», который заполняется сотрудниками бухгалтерии.

Узнать, как вести журнал регистрации входящих документов и скачать образец бланка, вы можете в этой статье.

Даже если оформление документа происходит на ПК, итоговая версия идет на печать, и ее должны завизировать составивший сотрудник, руководители подразделения и организации. В ряде случаев вместо директора компании подпись ставит сотрудник кадровой службы. Готовая отчетность хранится один год.

На форумах для кадровиков и бухгалтеров эксперты разбирают тонкости внесения информации в документ.

Табель учета рабочего времени – скачать бланк в формате excel, вы можете по этой ссылке.

Государственный контроль

Внимательность, с которой сотрудники подходят к ведению журнала и табеля учета графика, связана с тем, что эти документы — основание для выплаты заработной платы, отпускных либо других пособий работнику, как следствие – основание для отчислений в налоговые органы. Некорректно составленный табель, кроме нарушения выплат подчиненным, говорит о неверном контроле доходов и расходов организации.

Отсутствие документа — грубое нарушение трудового законодательства и ведет к административной ответственности (штраф в размере от 10 тыс. р.). В случае если возникает спорная ситуация по начислению пособий и зарплат, нарушения в ведении табеля учета графика суд рассмотрит как основание к взысканиям с организации.

В заключение стоит отметить, что ведение журнала учета рабочих часов хоть и необязательно, но приносит пользу.

Сведения, учтенные в документе, помогают при ведении официальной отчетности и контроле трудовой дисциплины.

Современные автоматизированные способы контроля предполагают, что руководству не придется нанимать отдельного подчиненного для выполнения этих обязанностей.

Больше информации о том, как заполнить табель учета рабочего времени в электронном виде, содержится в следующей пошаговой видео-инструкции:

Источник

Операционные системы и программное обеспечение